Jako zwolennik tego rozwiązania przedstawię oczywiście więcej korzyści, niż wad – lecz o tych drugich rzeczywiście jest mi mniej wiadomo. Jednocześnie osoby nie znające tematu będą mogły się zorientować, jak to właściwie funkcjonuje.

Skoro wad jest mniej, to od nich zacznę. Przede wszystkim księgujesz samodzielnie i nie mam na myśli jedynie wykonywania owej czynności, lecz kwestię odpowiedzialności za ewentualne błędy. Każde biuro księgowe posiada obowiązkowe ubezpieczenie OC, dzięki któremu ich klienci mogą ubiegać się o ewentualne odszkodowania w razie pomyłek. Księgowość internetowa nie stanowi biura księgowego – poza biurami księgowymi, które „księgowością internetową” nazywają jedynie sposób przesyłania i wystawiania dokumentów. Proponowane przeze mnie serwisy (np. wFirma albo iFirma), to rozbudowane aplikacje internetowe, które przeliczają otrzymywane dane, tworzą na ich podstawie deklaracje, itd. Jednak oficjalnie księgowością zajmuje się osobiście przedsiębiorca i jest on za nią w pełni odpowiedzialny. Rozwiązanie problemu: wybór wiarygodnego portalu księgowości internetowej, który jest zawsze na czasie, na bieżąco aktualizuje wszystkie wskaźniki i dostosowuje algorytmy programu do zmieniających się przepisów. Czy można im zaufać? Tak, ponieważ poważni przedsiębiorcy wiedzą, że problemy ich klientów oznaczają również problem dla nich samych, bowiem klienta łatwo stracić, a dobrą opinię trudno odzyskać. Wystarczy jedynie poznać właśnie tych poważnych (porównanie kilku portali księgujących dostępne jest tutaj).

Inna sprawa to myślenie w stylu „mógłbym samodzielnie księgować, ale wolę zapłacić i mieć to z głowy” – oczywiście, co kto woli. Jeśli ktoś „może zapłacić”, to niech płaci. W końcu biura ksiegowe też musza na kimś zarabiać. Powiedzmy sobie tylko o jakich kwotach mowa. Zatrudnianie księgowej na etacie to wiadomy koszt pensji i świadczeń. Najtańsze biuro rachunkowe to kwota rzędu 150 złotych miesięcznie, jeśli zaś dokumentów jest dużo, to cena odpowiednio wzrasta – powiedzmy 400 złotych wzwyż. Cena dostępu do serwisu księgującego nie przekracza 40 złotych. Dodając do tego wybitną funkcjonalność takiego rozwiązania (o czym poniżej), to wydaje się ono bezkonkurencyjne. W skrócie: jeśli wystawia się faktury bezpośrednio w owym serwisie, to księgują się one automatycznie. Poświęci się kwadrans na dodanie kwot z faktur otrzymanych i na koniec miesiąca będzie można wydrukować gotowe deklaracje. A że „zabawy” z fakturami to 90% czynności, jakie się wykonuje w większości małych i średnich firm, to nie widzę powodu, aby komuś za to płacić.

Dla kogo księgowość internetowa?
Z serwisu powinni korzystać przedsiębiorcy prowadzący księgowość w postaci Księgi Przychodów i Rozchodów i/lub będący płatnikami VAT. Usługa skierowana jest do mikroprzedsiębiorstw i małych firm. Polecam szczególnie, jeśli przychód opiera się na dużej ilości dokumentów wskazujących małe kwoty – wówczas oszczędności są największe, bowiem biura ksiegowe zazwyczaj zainteresowane są ilością dokumentów. Jeśli jednak jest inaczej, to również nic nie stoi na przeszkodzie, aby z księgowości internetowej skorzystać, a to chociażby ze względu na poniższe zalety (oprócz opisanych już oszczędności).

Wygoda
Wszystkie dane (swoje, jak i kontrahentów) podajesz tylko raz. System zajmuje się resztą – od numeracji dokumentów do odnalezienia adresu Urzędu Skarbowego, no i oczywiście księgowaniem we wszystkich koniecznych ewidencjach. Otrzymujesz ponadto kompletnie wypełnione i gotowe do wydruku deklaracje PIT-5, VAT-7, ZUS DRA. Zresztą nie musisz ich nawet drukować, bowiem osoby prowadzące serwisy księgowe udostępniają swoje podpisy elektroniczne w celu wysyłki poprzez Internet deklaracji swoich klientów. No i kwestia dostępu – działa 24 godziny na dobę z każdego komputera podłączonego do Internetu, bez żadnych instalacji i wymagań programowych, czy sprzętowych (dowolny system operacyjny, dowolna przeglądarka, każda obsługiwana przez komputer drukarka).

Bezpieczeństwo
Archiwizowane na bieżąco dane pozwalają łatwo odzyskać całą dokumentację w razie jej utraty lub zniszczenia. Wystarczy ją wówczas po prostu ponownie wydrukować. Archiwizacji dokonuje administracja serwisów, a ponadto można regularnie zapisywać wszystkie dokumenty w postaci elektronicznej na własnych nośnikach danych. Tych dokumentów nie sposób utracić.

Przegląd funkcji składających się na kompleksową obsługę małych przedsiębiorstw – od dokumentowania przychodów i kosztów do gotowych deklaracji podatkowych:
- wystawianie faktur wszelkiego rodzaju i rejestracja pozostałych przychodów
- rejestrowanie wszelkich kosztów z podziałem na rodzaje
- odpowiednia ewidencja Księgi Przychodów i Rozchodów, a także prowadzenie Ewidencji Zakupów i Sprzedaży VAT
- obliczanie zobowiązań podatkowych (dochodowy, VAT) oraz składek ubezpieczenia (ZUS)
- generowanie gotowych do wydruku dokumentów, a wśród nich deklaracji VAT-7, PIT-5, PIT-11, PIT-4, ZUS DRA
- baza danych kontrahentów, usług i dóbr (niekiedy również ze stanami magazynowymi, lecz nie wszędzie)
- ewidencja i amortyzacja wyposażenia, środków trwałych i pojazdów
- pomoc on-line w razie problemów lub konieczności uzyskania drobnej porady