Podstawą każdego biznesu jest program do fakturowania. Oczywiście możemy wykorzystać edytor tekstów albo Excel w tym celu, ale taka faktura nie wygląda profesjonalnie. A dziś kupujemy i konsumujemy oczami. I choćby przedsiębiorca był dobry w tym co robi, to część klientów wybierze profesjonalną konkurencję.
Kolejna kwestia to błędy na fakturze, których trudno jest się ustrzec samozwańczo wystawiając faktury. Zmieniające się przepisy, wymogi formalne i zwykłe literówki wymuszają konieczność ciągłego poprawiania albo korekt. Dlatego najlepszą opcją i dla młodych przedsiębiorców, i dla starych wyjadaczy są programy do fakturowania. Możesz go mieć za darmo!
Co oferują programy do faktur? Jak wybrać i być zadowolonym? Które programy są najpopularniejsze?
Faktura niejedno ma oblicze
Programy do faktur to dziś śmiało można rzec konkretne narzędzia do zarządzania finansami firmy. Na rynku znajdziesz też proste rozwiązania, których często szukają młodzi przedsiębiorcy, nie bacząc na fakt, że za kilka miesięcy ich potrzeby się rozrosną. Dlatego warto brać pod uwagę kierunki rozwoju firmy przy wyborze programu do fakturowania. Być może na początku wydaje się to błaha kwestia, natomiast dobry program nie tylko usprawnia prowadzenie biznesu, ale też umożliwi w przyszłości poszerzenie zakresu usług.
Obecnie przedsiębiorcy w Polsce wystawiają niezliczone ilości faktur. Są to w podstawowej wersji faktury bez VAT i faktury VAT. Ale poza nimi jest pełne spektrum innych dokumentów sprzedażowych, jak: faktury zaliczkowe, proforma, korekty, walutowe, wielojęzyczne. Do tego dochodzą dokumenty związane z kosztami i inne.
Co jest najważniejsze przy wyborze programu do fakturowania?
- Limity - oferta często składa się z kilku pakietów, od najuboższego do najbogatszego. Ma to swoje dobre strony, bo dzięki temu w każdym momencie można poszerzyć dostępne funkcje, bez konieczności szukania kolejnego rozwiązania i importu faktur. Przy wyborze pakietu warto sprawdzić limity dokumentów sprzedażowych i kosztowych.
- Rodzaje faktur - to jedna z ważniejszych kwestii, jeśli będziesz wystawiać różnego rodzaju faktury teraz bądź w przyszłości.
- Edycja - mylą się młodzi i mylą się starzy przedsiębiorcy, w końcu błądzenie jest rzeczą ludzką. I konieczność poprawienia faktury nie powinna wpływać na podniesienie ciśnienia, dlatego warto sprawdzić, czy program do fakturowania umożliwia edycje faktury, jeśli tak to ile razy możemy się pomylić?
- Ściąganie danych z GUS - bardzo wygodna opcja, dzięki której omijamy błędy w danych kontrahenta i tym samym edycję faktury. Programy do fakturowania online zazwyczaj mają taką opcję, ale warto się upewnić. Dzięki temu fakturę wystawisz w moment – wystarczy, że wpiszesz numer NIP kontrahenta i wszystkie jego dane zostaną automatycznie pobrane.
- Aplikacja mobilna - słowo klucz dla miłośników nowoczesnej technologii. Jeśli nie rozstajesz się ze smartfonem, program do fakturowania powinien być też na nim. I nie tylko być, ale przede wszystkim chodzi o funkcjonalność i wygodę korzystania.
- Pomoc, wsparcie ekspertów - przydaje się przede wszystkim na początku przygody z własnym biznesem, gdzie wiele kwestii budzi wątpliwości. Dlatego sprawdź, jakimi kanałami można skontaktować się z biurem obsługi klienta i w jakich godzinach pracują.
- Dostęp dla współpracowników - programy do fakturowania, a dokładnie część z nich, umożliwia udzielenie dostępu osobom współpracującym. I tą kwestię warto sprawdzić, jeśli zatrudniasz pracowników i chcesz podzielić obowiązki albo oddelegować komuś wystawianie faktur.
O tym jak ważny jest właściwy wybór programu do fakturowania przekonujemy się dość szybko, najczęściej już w pierwszym miesiącu - albo jest to strzał w dziesiątkę, albo w kolano. I kolejne poszukiwania.
Jakie funkcje przydają się w programach do fakturowania?
Faktury, niby nic takiego, a jednak mogą pochłaniać czas. Natomiast gdy masz funkcjonalny program do faktur, to nawet nie zauważysz, że się nimi zajmujesz. Na to wpływ mają dodatkowe funkcje, które oferują programy do fakturowania.
Ułatwieniem są:
- wysyłka faktur mailem,
- wysyłka faktur z aplikacji,
- automatyczne wystawianie faktur cyklicznych,
- baza kontrahentów, produktów.
Pomocne są również raporty dotyczące wystawionych faktur i możliwość powiązania ich z przelewami. Dzięki temu nie głowisz się kto zapłacił, a kto nie.
Dlaczego API się przydaje?
Bardzo przydatna funkcja, szczególnie na początku, gdy nie potrafimy jeszcze ocenić, w którą stronę pójdzie nasz biznes albo też zamierzamy otworzyć sklep internetowy. Dzięki API program do fakturowania online łączy się z aplikacją zewnętrzną, np. właśnie sklepem internetowym.
Ściąganie długów
Tak, obecne programy do fakturowania oferują również wsparcie, gdy kontrahenci udają, że termin płatności jeszcze nie minął. Zachowanie płynności to podstawa przetrwania małej działalności, dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy otrzymamy wsparcie w tym obszarze. Dostępne pod postacią przypomnienia o płatności i wezwania do zapłaty. Telefon czy mail do kontrahenta jest mało profesjonalnym rozwiązaniem, a już w ogóle gdy nas lekceważy, to szanse na odzyskanie należności mamy z profesjonalnym wezwaniem do zapłaty.
Księguj samodzielnie!
Oszczędzaj nie tylko na programie do fakturowania, obecnie jest on częścią szerszej oferty u wielu dostawców usług księgowych. Możesz samodzielnie księgować i rozliczać swoją firmę, bez biura księgowego. Co oznacza od kilkudziesięciu do kilkuset złotych, które pozostają w portfelu każdego miesiąca. Wystawiaj faktury, księguj, rozliczaj, a nawet prowadź magazyn. Poza tym generuj deklaracje do urzędów samodzielnie. Funkcjonalność programów do faktur jest znacznie większa niż tylko wystawienie dokumentu sprzedażowego!
Jak mieć program do faktur za darmo?
Część programów do fakturowania można testować za darmo, a część jest bezterminowo dostępna za 0 zł. Te drugie są w mniejszości, ale można mieć profesjonalny program do faktur bez kosztów! Jak? W bardzo prosty sposób, jeśli zamkniesz się w kilku fakturach miesięcznie, to nie zapłacisz za program ani grosza i to bezterminowo!
Inna opcja to przetestowanie programu, a później decyzja. To dobry sposób, by sprawdzić czy interfejs i funkcjonalność nam odpowiada.
Program do fakturowania - ranking TOP3
Każdy z tych programów do fakturowania to kilka pakietów do wyboru i możliwość samodzielnego rozliczania działalności.
Komentarz do zestawienia
wFirma jest odpowiedzią na potrzeby każdego małego przedsiębiorcy. Decydując się na ten program, wystawisz każdy rodzaj faktury, również elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Możesz wystawiać faktury w 9 językach, między innymi w języku angielskim, niemieckim, hiszpańskim. Fakturę wystawisz w dowolnej walucie. Dużym plusem jest kilka szablonów faktur do wyboru i opcja umieszczenia logo. wFirma jest zintegrowana z KSeF, czyli będziesz gotów do przejścia na nowe faktury. Program do fakturowania połączysz z rozbudowaną księgowością online, skierowaną do rozliczających się na podstawie KPiR oraz na ryczałcie. Wypróbuj za darmo. Wypróbuj za darmo.
Firmino to najszybszy program na rynku. Z nim czeka Cię pełna automatyzacja, bo co się dało, to uprościli i przyspieszyli. A ceny są jednymi z najniższych (w tym do trzech faktur w miesiącu za darmo!). Prosta, intuicyjna obsługa, bardzo dużo funkcji, również w podstawowym wariancie. Stworzona dla mikro i małych przedsiębiorców oraz freelancerów. Wypróbuj za darmo.
inFakt proponuje dwa pakiety do wyboru: fakturowanie i księgowość. W każdym z tych pakietów otrzymujemy aplikację na telefon oraz komputer, opcję współdzielenia konta, dwuetapowe uwierzytelnienie, windykację nieopłaconych faktur. A wsparciem, zarówno w fakturowaniu jak i księgowości, jest infolinia ekspertów. Wypróbuj za darmo.
Przy wyborze programu do fakturowania kieruj się potrzebami firmy, bez sensu płacić za funkcje, z których nie skorzystasz. Natomiast zawsze warto pamiętać, że firma się rozwija i apetyt rośnie, dlatego złotym środkiem są programy do fakturowania, które mają kilka pakietów w ofercie. I można przejść płynnie z jednego do drugiego.
Ocena użytkowników: 3 / 5
