Praktyczna instrukcja dla początkujących przedsiębiorców. Mimo, że wprowadzaną wciąż nowe udogodnienia, to i tak startujący przedsiębiorca musi odwiedzić kilka miejsc i to w odpowiedniej kolejności.

reklama

firma.gov.pl
Zaczynamy wpisania w przeglądarkę internetową adresu firma.gov.pl i wypełnienia w niej formularza CEIDG (Wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Szczegółową instrukcję wypełnienia publikuję tutaj. Tam również dwa słowa o sposobach wysyłania i podpisywania formularza (polecam tzw. profil zaufany).

Dokument ten jest jednocześnie wnioskiem o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (przy której nadaje się numer REGON), zgłoszeniem identyfikacyjnym do Urzędu Skarbowego (wskazanie numeru NIP i wybór formy opodatkowania) oraz zgłoszeniem płatnika składek ubezpieczeniowych dla ZUS (płatnika, czyli osoby opłacającej swoją składkę, jak i składki swoich pracowników). Tym samym wnioskiem zgłasza się również wszelkie zmiany z zakresu podawanych informacji. Na ten obowiązek posiada się 7 dni od ich zaistnienia.

Jeśli działalność ma być wykonywana wspólnie przez małżonków, to każdy z nich musi osobno złożyć podanie CEIDG. Podobnie rzecz ma się w przypadku wspólników spółki cywilnej – każdy z nich jest odrębnym przedsiębiorcą.

W formularzu należy podać rodzaj wykonywanej działalności. W tym celu stworzona została Polska Klasyfikacja Działalności, która zawiera spis czynności, jakie może wykonywać przedsiębiorstwo. Do formularza CEIDG wpisuje się jedynie numery wybranych czynności (więcej o PKD w odpowiednim miejscu tej strony). Nie obowiązuje żaden limit ilości podawanych numerów PKD.


Główny Urząd Statystyczny
Już od kilku lat do GUS-u po dziewięciocyfrowy numer REGON udają się jedynie wspólnicy spółek jawnych. Identyfikator ten nadawany jest firmie, a nie przedsiębiorcy, więc każda spółka posiada tylko jeden taki numer. Aby go uzyskać, należy złożyć druk RG-1 oraz umowę spółki. REGON nadawany jest od razu po złożeniu wniosku. Pozostali przedsiębiorcy otrzymują swój REGON pocztą nie później niż miesiąc od wysłania formularza CEIDG.

Urząd Skarbowy
Numer NIP pozostaje niezmieniony – nasz osobisty numer staje się numerem firmy w momencie jej powstania. Niekiedy wymagane jest posiadanie potwierdzenia nadania numeru NIP. Jeśli je utraciliśmy, to należy wypełnić druk NIP-5 w celu uzyskania jego duplikatu.

Jeśli zakładamy spółkę, to należy w Urzędzie złożyć druk NIP-2 oraz NIP D.

Oprócz wyboru formy opodatkowania dochodowego, należy również zdecydować, czy zamierza się być podatnikiem VAT. Szczegóły tego zagadnienia opisuję w odrębnym artykule, zaś instrukcję wypełnienia niezbędnego w takim przypadku formularza VAT-R znaleźć można tutaj. Należy pamiętać, że podatek VAT płaci się w urzędzie właściwym ze względu na miejsce wykonywania działalności, czyli najczęściej siedziby firmy (w odróżnieniu od podatku dochodowego, który wpłaca się do urzędu właściwego ze względu na adres zamieszkania). Jeśli jednak posiada się dwa lub więcej miejsc wykonywania działalności, a jedno z nich odpowiada miejscu zamieszkania, to można w nim rozliczać się z podatku VAT.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Przedsiębiorca w ZUS-ie posiada podwójną osobowość. Występuje on jednocześnie jako tak zwany Płatnik, czyli osoba wpłacająca składki (za swoich pracowników i siebie samego) oraz jako Ubezpieczony (jakby na równi ze swoimi pracownikami). Na początku wydaje się to trochę skomplikowane, ale w praktyce wcale tak nie jest.

Uzupełniamy druk ZUA, jeśli wykonywana działalność jest jedynym naszym źródłem dochodów (tutaj znajduje się prawidłowy wzór wypełnienia). Z kolei ZZA używa się w sytuacji, gdy posiadamy pełnoetatową pracę, w której zarabiamy powyżej minimalnej pensji krajowej – w innym przypadku pozostajemy przy ZUA. W przypadku spółki cywilnej, będzie to druk ZPA.

Druki te można składać w dowolnych oddziałach ZUS. Należy to uczynić po złożeniu wniosku CEIDG, ale nie później niż 7 dni od momentu powstania obowiązku ubezpieczenia (czyli daty rozpoczęcia działalności, jaką się wpisało we wniosku CEIDG). Możliwa jest również wysyłka  pocztowa, ale wiąże się ona z wiadomym ryzykiem - np. skuteczność Poczty Polskiej ;), czy też brak możliwości zareagowania na ew. błędy w wypełnieniu formularza, a przez to odrzucenie wniosku przez urzędnika, itd.

Jeśli w dniu składania formularzy w ZUS-ie nie posiadamy jeszcze numeru REGON, to nie podajemy go, lecz później musimy uzupełnić tę informację poprzez druk ZUS ZIPA.

Warto również zrobić sobie zapas kilku deklaracji ZUS DRA, aby później przysyłać je pocztą, bez konieczności udawania się każdorazowo do Urzędu. Należy ponadto pamiętać, aby zawsze posiadać kopie dokumentów składanych do ZUS-u (Urzędu Skarbowego również). Jeśli składa się je osobiście, to należy poprosić o potwierdzenie kopii pieczątką z aktualną datą. Jeśli wysyła się je pocztą, to należy czynić to zawsze przesyłką poleconą, a do kopii przesłanych dokumentów załączać dowód nadania. Należy do tego używać kopert nie mniejszych niż A4, aby nie składać dokumentów na pół.

Więcej informacji o opłacaniu ZUS-u w tym artykule.

Koncesje, licencje
Wprawdzie posiadamy swobodę gospodarczą, to jednak w przypadku niektórych rodzajów działalności przepisy nakładają obowiązek uzyskania koncesji i zezwoleń.
Dowiedz się więcej…

PIP i Sanepid
Państwową Inspekcję Pracy odwiedzamy wyłącznie wówczas, gdy zamierzamy zatrudnić pracowników. Mamy 30 dni od daty rozpoczęcia działalności na zawiadomienie PIP-u na piśmie o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Należy także pamiętać poinformować PIP o wszelkich zmianach w danych firmy, czy też jej likwidacji. Wzory dokumentów znaleźć można na stronie www.pip.gov.pl.

Jeśli nie zamierzamy nikogo zatrudniać, to wizytę w Sanepidzie również możemy sobie darować. Jeśli jednak jest inaczej, to w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia działalności należy udać się do wojewódzkiej lub powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej w celu powiadomienia o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności oraz przewidywanej liczbie pracowników. Niektóre dziedziny działalności (np. gastronomia) wymagają zastosowania szczególnych środków i procedur wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Więcej informacji na ten temat oraz wzory dokumentów odnaleźć można na stronie www.gis.gov.pl.

Pieczątka
Wprawdzie nie istnieje żaden prawny wymóg wyrobienia pieczęci firmowej, to jednak jej posiadanie często okazuje się przydatne, a że jej uzyskanie nie stanowi wielkiego trudu, to należy się o taką pieczęć postarać – to również kwestia psychologii, bo przecież firmowa pieczątka zawsze robi wrażenie i sprawia, że ozdobiony nią dokument wydaje się bardziej oficjalny. Na większości urzędowych druków i deklaracji znajduje się pole na pieczątkę, lecz jej użycie nie jest obowiązkowe. Można jej używać przy fakturach i na umowach handlowych, lecz również nie trzeba. Najbardziej rygorystyczne pod tym względem okazują się banki. Można się nawet spotkać z odmową założenia konta firmowego, jeśli nie posiada się pieczątki (!).

W skrócie, co umieszcza się na takiej pieczęci:
- pełna nazwa firmy (wraz z imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy)
- adres siedziby
- może być telefon i faks
- REGON
- NIP

Niektórzy pomijają ten ostatni element, lecz ja zachęcam do jego umieszczenia, bowiem zawsze lepiej mieć go pod ręką, a chociażby w przypadku ręcznego wypisywania faktury VAT, zamiast spisywać dane firmy, można po prostu użyć pieczęci.

Konto bankowe

Nie istnieje żaden obowiązek używania konta firmowego przy każdej transakcji związanej z prowadzoną działalnością – można używać również prywatnego konta albo chociażby płacić gotówką. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej określa obowiązek używania firmowego konta w przypadku transakcji, których wartość przekracza 15 000 euro – bez względu na liczbę płatności (nie zadziała rozłożenie ich na kilka mniejszych przelewów).

Po założeniu firmowego konta bankowego należy poinformować o tym fakcie Urząd Skarbowy za pomocą wysłania formularza aktualizacyjnego CEIDG-1, zaś w ZUS-ie zgłasza się go poprzez formularz ZBA.

Wybierając bank, który poprowadzi konto naszej firmy, należy zwrócić szczególną uwagę na takie szczegóły jak:
- wysokości opłat za prowadzenie rachunku, przelewy, wpłaty i wypłaty gotówkowe
- możliwość obsługi konta poprzez Internet i/lub telefon
- ilość oddziałów i bankomatów/wpłatomatów

Zestawienie aktualnych ofert banków oraz dostęp do elektronicznych formularzy zamówienia utworzyłem pod adresem http://konto-firmowe.info. Gorąco zachęcam do zakładania kont firmowych poprzez ten portal, ponieważ pozwala to utrzymać się Małej-Firmie.pl w Internecie :). Jeśli korzystasz z przygotowanych przeze mnie informacji, to możesz w zamian założyć konto bankowe poprzez formularz dostępny na tej stronie :). Wielkie dzięki!!

Ponadto jest to forma bardzo wygodna - nie trzeba udawać się do banku, czekać w kolejce itd., tylko można umówić się z kurierem, który wraz z umową przybędzie do Twojego domu lub siedziby firmy.

W każdym razie udając się do banku lub wypełniając formularz on-line należy posiadać:
- dowód osobisty
- tzw. oryginał wpisu do ewidencji działalności (w praktyce jest wydruk z systemu CEIDG)
- dokument nadający numer REGON
- ew. umowa spółki
- najlepiej już także posiadać pieczątkę

Na koniec kilka propozycji
W ciągu kilku ostatnich lat solidnie przerobiłem kilka kwestii ułatwiających prowadzenie małego przedsiębiorstwa, a wśród nich przede wszystkim księgowość internetową oraz serwery internetowe dla firm. Zachęcam do zapoznania się z tymi materiałami.

W razie konieczności uzyskania porady prawnej lub przygotowania dokumentu niestandardowego zachęcam do składania zapytań w formie elektronicznej w systemie e-prawnik, w celu uzyskania wyceny porady w ciągu 1 godziny, a samej porady maksymalnie do 3 dni (zazwyczaj jest to 24h) od wysłania zapytania - ten system przedstawiam tutaj.

reklama

reklama