Większość firm jest z reguły zwolniona z obowiązku rozliczania podatku VAT, jednak wiele z nich decyduje się z tego zwolnienia zrezygnować i zacząć płacić ten podatek. Wszystko zależy od rodzaju działalności.

Na początek kilka słów o tym, czym właściwie jest VAT, czyli podatek od towarów i usług – naliczany jest on do ceny końcowej produktu lub usługi, a opłaca go konsument (przedsiębiorca jedynie przekazuje go do Urzędu Skarbowego). Jednak każda firma bywa również klientem innych firm – kupując materiały, środki trwałe i korzystając z ich usług. Wówczas sama musi zapłacić VAT, lecz – uwaga! – kwotę VAT-u, jaką przekazała innej firmie odlicza od zobowiązania względem Urzędu Skarbowego, przez co wpłaca się do niego mniej.

W praktyce firmy dzielą się na Vatowców i nie-Vatowców – i obie te grupy trzymają się razem. Jeśli planujemy zdobyć poważnych kontrahentów, którzy są płatnikami VAT, to nie osiągniemy tego bez możliwości wystawienia faktury VAT, aby ten kontrahent mógł sobie ten podatek odliczyć (inaczej z reguły nie będzie w ogóle chciał rozmawiać na temat współpracy). Z kolei klienci nieinstytucjonalni (nie-firmy, osoby indywidualne) chętniej wybiorą bardziej konkurencyjną cenę bez VAT-u. Ma to zastosowanie w takich miejscach, jak na przykład targ warzywny, bądź przy prostych usługach. Jednak nie jest to oczywiste, bowiem warzywa na targ również trzeba zakupić i jeśli otrzymuje się za nie fakturę VAT, to bardziej opłaca się jednak być Vatowcem, aby móc sobie ten podatek odliczyć.

Nie-Vatowcem opłaca się pozostać jedynie w sytuacji, w której działalność będzie świadczona podmiotom nieinstytucjonalnym oraz nie będzie wymagała dużych i opodatkowanych VAT-em regularnych inwestycji (np. w materiały, czy środki trwałe).

Obowiązek stania się podatnikiem VAT następuje w przypadku przekroczenia progu 150 tysięcy złotych rocznych przychodów – do tej kwoty jest się zwolnionym z takiego obowiązku. Dobrowolną rezygnację należy złożyć wypełniając w Urzędzie Skarbowym druk zgłoszeniowy VAT-R oraz opłacają rejestrację płatnika VAT (jednorazowo 170 zł). Przy okazji polecam uwadze instrukcję wypełnienia tego dokumentu.

Każdy Vatowiec powinien prowadzić Ewidencję sprzedaży i zakupów VAT. To na jej podstawie oblicza się kwotę podatku, jaką należy przekazać Urzędowi Skarbowemu (od kwoty VAT-u jaką otrzymaliśmy od klientów, należy odjąć VAT zapłacony innym firmom). Podatek wpłaca się do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczanym. Istnieje również możliwość kwartalnego rozliczania VAT-u. Wówczas termin wpłaty podatku na konto Urzędu Skarbowego mija 25. dnia miesiąca następującego po zakończeniu rozliczanego kwartału (np. za pierwszy kwartał - 25 kwietnia). Przy okazji miesięcznego rozliczania podatku składa się w Urzędzie Skarbowym lub wysyła pocztą deklarację VAT-7. W przypadku rozliczeń kwartalnych jest to analogiczna deklaracja VAT-7K. W Urzędzie Skarbowym bardzo ważne jest trzymanie się terminów - za nawet jeden dzień spóźnienia można otrzymać kilkusetzłotowy mandat!

Wysyłając VAT-7 lub VAT-7K pocztą należy pamiętać o sporządzeniu kserokopii i zachowaniu jej z dołączeniem dowodu nadania listu poleconego do Urzędu Skarbowego. Jeśli deklarację składa się w Urzędzie osobiście, to należy poprosić o pieczątkę z datą na kserokopii dokumentu.

Jeszcze jedno. Podatek VAT opłaca się w Urzędzie Skarbowym właściwym dla miejsca wykonywania działalności, zaś podatek dochodowy w miejscu zamieszkania. Jeśli posiada się dwa lub więcej miejsc wykonywania działalności, a jedno z nich odpowiada miejscu zamieszkania, to można w nim rozliczać się z obu podatków.