Każda z tych operacji może zająć tylko chwilę. W skali miesiąca powstaje jednak proces, który przedsiębiorca musi regularnie obsługiwać i kontrolować. Dla osoby prowadzącej JDG oznacza to czas zabrany sprzedaży, realizacji zleceń albo pozyskiwaniu klientów. Dlatego przy wyborze narzędzia dla JDG ważniejsze od liczby funkcji jest pytanie: ile czynności związanych z jedną fakturą przedsiębiorca będzie musiał wykonać sam?
KSeF dostarcza fakturę. Co dzieje się z nią później?
KSeF znacząco upraszcza obieg faktur. Dokumenty mają ujednoliconą strukturę, mogą być automatycznie wysyłane i odbierane przez zintegrowane systemy, a przedsiębiorca nie musi przekazywać ich między kontrahentem, programem do faktur i księgowością w kilku różnych kanałach. To ogranicza ręczne przepisywanie danych, ryzyko zagubienia dokumentu i problem wielokrotnego przesyłania tej samej faktury. KSeF nie zastępuje jednak całej księgowości: nadal trzeba prawidłowo rozliczyć koszt, przypisać dokument do odpowiedniego zdarzenia i uwzględnić go w podatkach oraz składkach.
Ustandaryzowanie danych w KSeF ogranicza ręczne wprowadzanie danych, wyszukiwanie dokumentów i potwierdzanie ich odbioru. Dla właściciela JDG istotniejsze jest jednak to, co dzieje się po odebraniu faktury. Dobry system powinien doprowadzić dokument możliwie daleko: od pobrania przez rozpoznanie danych i przypisanie kosztu aż do uwzględnienia go w rozliczeniu. Takie połączenie obiegu faktur i księgowości oferuje m.in. Faktura.pl – program do księgowości online.
Jedna faktura, jeden proces
Początkujący przedsiębiorcy często wybierają narzędzie do faktur na podstawie tego, jak szybko można utworzyć dokument. To za mało. Samo wpisanie kwoty, danych klienta i terminu płatności jest krótkim fragmentem całego procesu.
Znacznie więcej mówi o programie to, co stanie się później.
Dla JDG dobry program do fakturowania powinien ograniczać ręczne działania wokół tej samej sprzedaży. Faktura powstaje, zostaje obsłużona zgodnie z wymaganiami KSeF, trafia do kontrahenta, pozostaje dostępna w dokumentacji firmy, a przedsiębiorca może kontrolować jej płatność bez budowania własnego systemu z arkusza kalkulacyjnego, folderów i przypomnień w kalendarzu.
W Faktura.pl program uzupełnia dane kontrahenta, może sprawdzić jego obecność na białej liście podatników VAT, obsługuje wysyłanie i automatyczne odbieranie dokumentów z KSeForaz umożliwia korzystanie z faktur cyklicznych. Dokumenty pozostają w wirtualnym segregatorze razem z pozostałymi materiałami firmowymi.
Różnica jest szczególnie odczuwalna przy powtarzalnych usługach. Grafik rozliczający co miesiąc pięciu stałych klientów albo informatyk pracujący na kontrakcie B2B nie potrzebuje co cztery tygodnie odtwarzać tej samej faktury od początku. Jeśli dane transakcji są stałe, ponowne ręczne wykonywanie całego procesu jest pracą administracyjną, którą może przejąć system.
Koszty zabierają więcej czasu niż wystawianie faktur
Po stronie sprzedaży przedsiębiorca sam tworzy dokument, więc zna kontrahenta, kwotę i przedmiot transakcji. Przy kosztach sytuacja jest inna. Dokumenty przychodzą od różnych dostawców, dotyczą różnych wydatków i mogą wymagać odmiennego sposobu rozliczenia.
Automatyzacja kosztów ma sens wtedy, gdy dokument nie kończy swojej drogi po pobraniu. System powinien rozpoznać dostawcę i dane faktury, ograniczyć ryzyko duplikatu, pomóc w zakwalifikowaniu wydatku i przekazać dane dalej do rozliczenia.
Faktura.pl umożliwia pobieranie faktur kosztowych z KSeF oraz dodawanie dokumentów kosztowych. Księgowość online sprawia, że dokumenty przychodowe i kosztowe mogą następnie posłużyć do wyliczenia należnych podatków i składek.
To istotna zmiana dla JDG. Zamiast traktować „faktury”, „koszty” i „księgowość” jako trzy oddzielne zadania, można zbudować jeden obieg danych.
Fakturę można wystawić także z telefonu
Księgowość online traci jednak część swojej przewagi, jeżeli do każdej czynności nadal potrzebny jest komputer. W jednoosobowej firmie faktura często powstaje przecież poza biurem: po zakończeniu zlecenia u klienta, po spotkaniu albo w drodze między kolejnymi zamówieniami. Możliwość wystawienia dokumentu z telefonu zmienia sposób organizacji pracy. Zamiast zapisywać sobie, że wieczorem trzeba jeszcze przygotować fakturę, można zrobić to od razu po wykonaniu usługi. Dokument trafia do systemu, a przedsiębiorca nie tworzy sobie kolejnego administracyjnego zadania na koniec dnia.
Faktura.pl udostępnia aplikację mobilną, z której można wystawiać faktury bezpośrednio na telefonie. Ma to znaczenie szczególnie dla osób pracujących poza stałym miejscem prowadzenia działalności: fachowców, handlowców, konsultantów, przedstawicieli branży beauty czy przedsiębiorców świadczących usługi u klienta.
W takim modelu telefon staje się jednym z punktów dostępu do firmowej dokumentacji. Nie chodzi więc wyłącznie o „mobilną wersję programu”, ale o możliwość zamknięcia sprawy związanej z fakturą wtedy, gdy faktycznie powstaje sprzedaż.
Na ryczałcie księgowość online może być szczególnie prosta
Dla części jednoosobowych działalności dobrym przykładem uproszczenia jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. W tej formie opodatkowania podatek jest liczony od przychodu, a nie od dochodu, więc wydatki firmowe nie pomniejszają podstawy opodatkowania tak jak przy skali podatkowej czy podatku liniowym.
Dobrze widać to na przykładzie grafika, programisty czy konsultanta, który co miesiąc wystawia kilka podobnych faktur za swoje usługi. Jeżeli jego działalność jest nieskomplikowana, nie zatrudnia pracowników i rozlicza przychody według jednej stawki ryczałtu, księgowość może sprowadzać się do znacznie mniejszej liczby operacji niż przy rozliczaniu dochodu.
Program zbiera wystawione faktury, prowadzi ewidencję przychodów i na podstawie zapisanych danych pomaga przygotować rozliczenie podatku oraz składek. Przedsiębiorca nie musi więc co miesiąc odtwarzać całego rozliczenia na podstawie kilku różnych źródeł.
Nie oznacza to, że dokumenty kosztowe przestają być potrzebne. Mogą mieć znaczenie m.in. przy rozliczaniu VAT. Jeżeli firma uzyskuje przychody objęte różnymi stawkami ryczałtu, trzeba też prawidłowo przypisać je do właściwej stawki.
Księgowość online nie musi oznaczać rezygnacji z księgowego
Jedną z ważniejszych decyzji po założeniu JDG jest wybór sposobu prowadzenia księgowości. Podział na „robię wszystko sam” i „oddaję wszystko do biura rachunkowego” jest dziś zbyt prosty.
Przy nieskomplikowanej działalności usługowej duża część dokumentów może przechodzić przez system automatycznie. Przedsiębiorca zatwierdza przygotowane dane i zajmuje się głównie sytuacjami odbiegającymi od standardu.
Przy bardziej skomplikowanych transakcjach, zatrudnianiu pracowników, rozliczeniach zagranicznych albo nietypowych kosztach rośnie znaczenie człowieka, który potrafi prawidłowo zinterpretować zdarzenie gospodarcze.
Taki model dobrze pasuje do JDG: automatyzacja obsługuje czynności powtarzalne, a ekspert jest potrzebny wtedy, gdy pojawia się rzeczywisty problem do rozstrzygnięcia. W Faktura.pl użytkownik może korzystać ze wsparcia ekspertów księgowych przez czat, e-mail lub telefon.
Jak sprawdzić księgowość online przed wyborem?
Test programu nie powinien polegać na przeklikaniu menu i sprawdzeniu, czy ma dużo funkcji. Lepiej odtworzyć w nim jeden zwykły miesiąc działalności.
Najpierw wystawić typową fakturę dla klienta. Następnie sprawdzić, co trzeba zrobić, aby została poprawnie obsłużona w KSeF i trafiła do dokumentacji. Później pobrać fakturę kosztową, dodać dokument spoza KSeF i doprowadzić oba wydatki do rozliczenia. Na końcu sprawdzić, ile dodatkowych czynności trzeba wykonać, aby poznać wysokość podatku i składek.
Jeżeli na każdym etapie trzeba ponownie wpisywać te same informacje, pobierać pliki i przenosić je między modułami, księgowość jest cyfrowa głównie z nazwy.
Jeżeli dokument utworzony lub pobrany raz przechodzi przez kolejne etapy bez ponownego przepisywania danych, system rzeczywiście zmniejsza obciążenie administracyjne.
Tak należy oceniać księgowość online dla jednoosobowej działalności: nie przez liczbę ekranów i modułów, lecz przez liczbę czynności, których właściciel firmy nie musi już wykonywać.
Mniej księgowości do wykonania przez właściciela firmy
Największe uproszczenie pojawia się wtedy, gdy fakturowanie, koszty i rozliczenia działają w jednym obiegu. Dla jednoosobowej działalności lepszym miernikiem niż liczba funkcji w programie jest więc pytanie: ile razy w miesiącu właściciel firmy musi zajmować się dokumentem, który system już wcześniej otrzymał?
Jeśli faktura powstaje raz, dane nie są ponownie przepisywane, dokumenty trafiają do rozliczenia, a program pomaga wyliczyć podatek i składki, przedsiębiorca wykonuje mniej pracy administracyjnej. Przy prostym JDG na ryczałcie ten proces może być jeszcze krótszy, a możliwość wystawienia faktury z telefonu pozwala zamknąć część obowiązków od razu po wykonaniu usługi.
