Mimo, że wprowadzane są wciąż nowe udogodnienia, to i tak startujący przedsiębiorca musi odwiedzić kilka miejsc i to w odpowiedniej kolejności. Oto praktyczna instrukcja, wyjaśniająca jak założyć firmę w kilku krokach.

 

Potwierdzona aktualność na: 2015 rok

 

firma.gov.pl

wFirmaZaczynamy od wpisania w przeglądarkę internetową adresu firma.gov.pl i wypełnienia na niej formularza CEIDG (wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Szczegółową instrukcję wypełnienia publikuję tutaj. Tam również dwa słowa o sposobach wysyłania i podpisywania formularza (polecam tzw. profil zaufany).

Dokument ten jest jednocześnie wnioskiem o nadanie numeru REGON, nadanie lub wskazanie numeru NIP i wybór formy opodatkowania oraz zgłoszeniem płatnika składek ubezpieczeniowych dla ZUS (płatnika, czyli osoby opłacającej swoją składkę, jak i składki swoich pracowników).

Tym samym wnioskiem zgłasza się również wszelkie zmiany z zakresu podawanych informacji. Na ten obowiązek posiada się 7 dni od ich zaistnienia.

Uwaga. Jeżeli rejestrując firmę nie posiadamy jeszcze REGON-u i/lub NIP-u, to po jego otrzymaniu nie musimy aktualizować danych w systemie CEIDG, bo pojawiają się one tam automatycznie po ich nadaniu.

W przypadku wspólników spółki cywilnej – każdy z nich musi osobno złożyć wniosek CEIDG.


W formularzu należy podać rodzaj wykonywanej działalności. W tym celu stworzona została Polska Klasyfikacja Działalności, która zawiera spis czynności, jakie może wykonywać przedsiębiorstwo. Do formularza CEIDG wpisuje się jedynie numery wybranych czynności (więcej o PKD w odpowiednim miejscu tej strony). Nie obowiązuje żaden limit ilości podawanych numerów PKD.

 

Urząd Skarbowy

Numer NIP pozostaje niezmieniony – nasz osobisty numer staje się numerem firmy w momencie jej powstania. Jeżeli dotąd nie posiadało się NIP-u, to został on nadany przy realizacji przez Ministerstwo naszego wniosku CEIDG. Aby go poznać, najprościej jest wyszukać nasz wpis korzystając z wyszukiwarki przedsiębiorców. Każdy wpis powinien tam pojawić się najpóźniej w 3 dni od podpisania wniosku CEIDG, a najczęściej jest już następnego dnia.

Jeśli zakładamy spółkę, to należy w Urzędzie złożyć druk NIP-2 oraz NIP D.

Należy zdecydować, czy zamierza się być podatnikiem VAT. Szczegóły tego zagadnienia opisuję w odrębnym artykule, zaś instrukcję wypełnienia niezbędnego w takim przypadku formularza VAT-R znaleźć można tutaj. Należy pamiętać, że rejestracji jako podatnik VAT należy dokonać w urzędzie właściwym ze względu na miejsce wykonywania działalności, czyli najczęściej siedziby firmy. Do tego urzędu też się go później co miesiąc płaci  w odróżnieniu od podatku dochodowego, który wpłaca się do urzędu właściwego ze względu na adres zamieszkania. Jeśli jednak posiada się dwa lub więcej miejsc wykonywania działalności, a jedno z nich odpowiada miejscu zamieszkania, to można w nim rozliczać się z obu podatków.

 

Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Przedsiębiorca w ZUS-ie posiada podwójną osobowość. Występuje on jednocześnie jako tak zwany Płatnik, czyli osoba wpłacająca składki (za swoich pracowników i siebie samego) oraz jako Ubezpieczony (jakby na równi ze swoimi pracownikami). Na początku wydaje się to trochę skomplikowane, ale w praktyce wcale tak nie jest.

Jeśli wykonywana działalność jest naszym jedynym źródłem dochodów, to uzupełniamy druk ZUA (tutaj znajduje się prawidłowy wzór wypełnienia). Z kolei ZZA składa się w sytuacji, gdy jesteśmy jednocześnie zatrudnieni na umowę o pracę, w której zarabiamy powyżej minimalnej pensji krajowej – gdy pensja jest niższa, to pozostajemy przy ZUA. W przypadku spółki cywilnej, będzie to druk ZPA.

Druki te można składać w dowolnych oddziałach ZUS. Należy to uczynić po złożeniu wniosku CEIDG, ale nie później niż 7 dni od momentu powstania obowiązku ubezpieczenia (czyli daty rozpoczęcia działalności, jaką się podało we wniosku CEIDG). Możliwa jest również wysyłka pocztowa, ale wiąże się ona z wiadomym ryzykiem - np. skutecznością Poczty Polskiej ;).

Jeśli w dniu składania formularza w ZUS-ie nie posiadamy jeszcze numeru REGON, to po prostu nie podajemy go. Jednak w praktyce zazwyczaj posiadamy już REGON, chociaż jeszcze o tym nie wiemy. Wiele osób irytuje oczekiwanie - najczęściej dwutygodniowe - na list z GUS-u informujący o nadaniu firmie numeru REGON. Tymczasem najczęściej REGON jest już nadany następnego dnia i można go sprawdzić odnajdując swój własny wpis w wyszukiwarce przedsiębiorców (jeśli nie będzie następne dnia, to można próbować w kolejne dni, ale zazwyczaj jest).

Warto również zrobić sobie zapas kilku deklaracji ZUS DRA, aby później przysyłać je pocztą, bez konieczności udawania się każdorazowo do Urzędu. Należy ponadto pamiętać, aby zawsze posiadać kopie dokumentów składanych do ZUS-u (Urzędu Skarbowego również). Jeśli składa się je osobiście, to należy poprosić o potwierdzenie kopii pieczątką z aktualną datą. Jeśli wysyła się je pocztą, to należy czynić to zawsze przesyłką poleconą, a do kopii przesłanych dokumentów załączać dowód nadania. Należy do tego używać kopert nie mniejszych niż A4, aby nie składać dokumentów na pół.

Więcej informacji o opłacaniu ZUS-u w tym artykule.

 

Koncesje, licencje

Wprawdzie posiadamy swobodę gospodarczą, to jednak w przypadku niektórych rodzajów działalności przepisy nakładają obowiązek uzyskania koncesji i zezwoleń.
Dowiedz się więcej…

 

Biuro księgowe

W formularzu CEIDG należy wskazać, kto będzie prowadził dokumentację finansową firmy. Jeśli nie wiemy jeszcze w momencie wypełniania wniosku, z jakim biurem księgowym będziemy współpracować, to wybieramy opcję samodzielnego prowadzenia dokumentacji, a później nasz wpis aktualizujemy (podając dane biura księgowego). 

Mimo dużej konkurencji usługi biur księgowych nie należą do najtańszych i zawsze jest ryzyko, że trafimy na nierzetelnych księgowych. Dlatego samemu korzystam i polecam innym rozwiązanie, które jest pewne, a do tego może być nawet 10-krotnie tańsze. Jest nim księgowość internetowa, a dokładniej jeden z dwóch portali tego rodzaju, które dobrze znam: wFirma lub iFirma. Oprócz swojej podstawowej funkcji portale te są jednocześnie programem do fakturowania, prowadzenia magazynu i wielu innych rzeczy. Więcej o księgowości internetowej możesz poczytać tutaj

  

wfirma.pl
Potrafisz więcej gdy jesteś online. Wypróbuj za darmo.

 

Pieczątka

Wprawdzie nie istnieje żaden prawny wymóg wyrobienia pieczęci firmowej, to jednak jej posiadanie często okazuje się przydatne, a że jej uzyskanie nie stanowi wielkiego trudu, to należy się o taką pieczęć postarać – to również kwestia psychologii, bo przecież firmowa pieczątka zawsze robi wrażenie i sprawia, że ozdobiony nią dokument wydaje się bardziej oficjalny. Na większości urzędowych druków i deklaracji znajduje się pole na pieczątkę, lecz jej użycie nie jest obowiązkowe. Można jej używać przy fakturach i na umowach handlowych, lecz również nie trzeba. Najbardziej rygorystyczne pod tym względem okazują się banki. Podobno można się nawet spotkać z odmową założenia konta firmowego, jeśli nie posiada się pieczątki (!). 


W skrócie, co umieszcza się na takiej pieczęci:
- pełna nazwa firmy (wraz z imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy)
- adres siedziby
- może być telefon i faks
- REGON
- NIP

Niektórzy pomijają ten ostatni element, lecz ja zachęcam do jego umieszczenia, bowiem zawsze lepiej mieć go pod ręką, a chociażby w przypadku ręcznego wypisywania faktury VAT zamiast spisywać dane firmy można po prostu użyć pieczęci.

 

Konto bankowe

Nie ma żadnego obowiązku posiadania konta firmowego – można używać również prywatnego konta albo chociażby płacić gotówką. Istnieje jedynie obowiązek używania firmowego konta w przypadku transakcji, których wartość przekracza 15 000 euro – bez względu na liczbę przelewów.

Po założeniu firmowego konta bankowego należy poinformować o tym fakcie Urząd Skarbowy oraz ZUS wypełniając wniosek aktualizacyjny CEIDG.

Wybierając bank, który poprowadzi konto naszej firmy, należy zwrócić uwagę na takie szczegóły jak:
- wysokości opłat za: prowadzenie rachunku, przelewy, wpłaty i wypłaty gotówkowe
- możliwość obsługi konta poprzez Internet i/lub telefon
- ilość oddziałów i bankomatów/wpłatomatów

Zestawienie
aktualnych ofert banków oraz dostęp do elektronicznych formularzy zamówienia utworzyłem pod adresem http://KontoFirmowe.net. Gorąco zachęcam do zakładania kont firmowych poprzez ten portal, ponieważ pozwala to utrzymać się Małej-Firmie.pl w Internecie :). Jeśli korzystasz z przygotowanych przeze mnie informacji, to możesz w zamian założyć konto bankowe poprzez formularz dostępny na tej stronie :). Wielkie dzięki!!

Ponadto jest to forma bardzo wygodna - nie trzeba udawać się do banku, czekać w kolejce itd., tylko można umówić się z kurierem, który wraz z umową przybędzie do Twojego domu lub siedziby firmy.

W każdym razie udając się do banku lub wypełniając formularz on-line należy posiadać:
- dowód osobisty
- tzw. oryginał wpisu do ewidencji działalności (w praktyce jest wydruk z systemu CEIDG)
- dokument nadający numer REGON
- ew. umowa spółki
- najlepiej już także posiadać pieczątkę

 

Na koniec propozycja 

Ja również jestem i przedsiębiorcą i w ramach swojej działalności świadczę usługi graficzne i internetowe: skład komputerowy (książki, czasopisma, broszury, akcydensy), identyfikacja wizualna, strony internetowe (tworzenie, utrzymanie, aktualizacja). Dlatego zachęcam Cię do zapoznania się z moją ofertą pod adresem ZOIsolutions.pl. Na pewno zaproponuję Ci rozwiązanie na miarę Twoich możliwości i potrzeb.

 

wfirma.pl
Banner reklamujący pakiet Księgowość i Fakturowanie