Część przedsiębiorców, szczególnie tych najmniejszych, z pewnością odetchnie z ulgą. Kilkanaście miesięcy do obowiązkowych faktur wystawianych przez KSeF, to dodatkowy czas na przestawienie myślenia o fakturach w dotychczasowy sposób i zorganizowanie się w nowej rzeczywistości.
Oczywiście rządzący podkreślają same zalety KSeF, natomiast mikroprzedsiębiorcy często sami wystawiają faktury i sami rozliczają działalność. Zlecenie usługi to koszty, których nie chcą dodatkowo ponosić bądź też po prostu po miesiącach problemów w gospodarce, nie stać ich na to.
Początkowo KSeF miał obowiązywać od 2023 roku. Tuż przed wakacjami tego roku, Rada Unii Europejskiej zgodziła się, by elektroniczny system faktur był obowiązkowy w Polsce od 2024 roku. Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Papierowe faktury jeszcze nie znikną
Ministerstwo Finansów początkowo planowało, że KSeF będzie dobrowolny w 2022 roku. W kolejnym miał być już dla każdego przedsiębiorcy w Polsce obowiązkowy. Nie ma znaczenia, czy jest się płatnikiem VAT, czy korzysta się ze zwolnienia, każda faktura w Polsce miała iść przez KSeF. Dziś już wiemy, że te plany nie staną się rzeczywistością i najwcześniej z elektronicznego systemu faktur przedsiębiorcy będą zobowiązani korzystać w 2024 roku.
Faktury papierowe i faktury wystawiane w różnych systemach są obecnie na równi z fakturami ustrukturyzowanymi wystawianymi w KSeF. Papierowe skończą swój żywot, gdy KSeF stanie obligatoryjny.
Profity dla wystawiających faktury w KSeF
Rewolucja w świecie faktur, jaką jest elektroniczny system faktur, budzi skrajne opinie. Jedni chcą jak najszybciej wdrożyć firmę w nowe zasady, a inni zwlekają. Ministerstwo Finansów zachęca przedsiębiorców do korzystania z KSeF, wskazując na zalety tego rozwiązania.
Co zyskuje przedsiębiorca wystawiając faktury w KSeF?
- Bezpieczne miejsce dla faktur. Przedsiębiorca nie musi archiwizować faktur, bo są one w KSeF. System będzie je przechowywał przez dekadę.
- Bez duplikatów. Faktury będą dostępne w KSeF, nie ma możliwości, że dokument się zgubi, a tym samym odpada problem wystawiania duplikatów.
- Jest u kontrahenta. Przedsiębiorca ma podgląd drogi faktury, czyli widzi, czy kontrahent już ją odebrał.
- Szybki przesył faktury. Elektroniczne faktury mają wiele plusów, jednym z nich jest szybkość dostarczenia faktury do kontrahenta. W przypadku KSeF odbywa się to w czasie rzeczywistym, co w porównaniu z fakturą papierową stanowi dużą różnicę.
Ministerstwo Finansów wskazuje także na automatyzację procesów księgowych. Wszystko dzieje się szybko, a dzięki temu, że każda faktura ma taką samą formę, usprawniony jest obrót gospodarczy.
Jak zacząć korzystać z KSeF?
Z KSeF można korzystać za pomocą aplikacji testowych udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, bądź za pośrednictwem programów księgowych - w tym tzw. księgowość internetowa. Każdy, kto prowadzi działalność w Polsce będzie miał swoje konto w KSeF. Konieczne jest uwierzytelnienie. W tym celu należy skorzystać z jednego z wymienionych sposobów: podpis elektroniczny, kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, token wygenerowany przez KSeF.
Po potwierdzeniu tożsamości można wystawiać i odbierać faktury. Ministerstwo Finansów udostępnia kilka narzędzie testowych, z których mogą korzystać przedsiębiorcy. Można również wybrać program księgowy, który wystawia faktury w formacie takim jak w KSeF. Faktura jest wystawiana w programie, a następnie przesyłana do KSeF.
Czy warto już wejść w KSeF? Prędzej czy później każdy przedsiębiorca w Polsce będzie musiał korzystać z systemu. Dlatego warto powoli się z nim zapoznawać. Bo choć rządzący zapewniają, że KSeF to realna oszczędność czasu, to na początku wystawienie faktury z pewnością będzie trwało dłużej niż obecnie.
