Faktury i rachunki bez tajemnic – poradnik dla małych firm

Faktura VAT kontra rachunek: kiedy wystawić ten właściwy dokument?

Wbrew pozorom, rozróżnienie między fakturą VAT a rachunkiem jest kluczowe, choć ten drugi dokument w dzisiejszym obrocie gospodarczym odgrywa już marginalną rolę. Faktura VAT to podstawowy dokument sprzedaży, wystawiany przede wszystkim przez czynnych podatników VAT. Co ważne, nawet jeśli jesteś zwolniony z VAT, w wielu sytuacjach (szczególnie na żądanie innego przedsiębiorcy lub osoby fizycznej) będziesz musiał wystawić fakturę, tyle że bez danych dotyczących podatku VAT – tak zwaną „fakturę bez VAT” lub „fakturę zw”. Rachunek, historycznie popularny wśród nievatowców, obecnie praktycznie nie występuje w relacjach biznesowych. Standardem jest faktura, która dokumentuje każdą sprzedaż towarów lub usług.

Kto musi wystawić fakturę i kiedy to zrobić? Twoje obowiązki krok po kroku

Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na Tobie, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT – zawsze, gdy sprzedajesz towar lub usługę innemu przedsiębiorcy. Jeśli Twój klient to osoba fizyczna nieprowadząca działalności, fakturę wystawiasz tylko na jej wyraźne żądanie, zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym doszło do transakcji lub otrzymania zapłaty.

A co z przedsiębiorcami zwolnionymi z VAT? Oni również muszą wystawić fakturę, jeśli zażąda tego od nich nabywca (firma czy osoba fizyczna), w tym samym 3-miesięcznym terminie. Pamiętaj, taka faktura nie zawiera informacji o stawce i kwocie VAT.

Co do terminów, generalna zasada mówi, że fakturę wystawiasz nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zrealizowano sprzedaż. Jeśli otrzymałeś zaliczkę, fakturę zaliczkową musisz wystawić do 15. dnia kolejnego miesiąca po otrzymaniu płatności. Istnieją też specyficzne terminy dla usług ciągłych czy dostaw mediów. Warto wiedzieć, że fakturę możesz wystawić nawet 60 dni przed transakcją lub otrzymaniem zapłaty.

Niezbędne elementy faktury VAT: sprawdź, czy o niczym nie zapomniałeś!

Standardowa faktura VAT musi zawierać szereg obowiązkowych informacji. Upewnij się, że na Twoim dokumencie znajdują się: data wystawienia, unikalny numer, Twoje dane i dane nabywcy (z adresami i numerami NIP), data sprzedaży lub otrzymania zapłaty (jeśli inna niż data wystawienia), nazwa towaru lub usługi, miara i ilość, cena jednostkowa netto, wszelkie rabaty, wartość netto sprzedaży, stawka VAT, suma sprzedaży netto z podziałem na stawki, kwota VAT z podziałem na stawki oraz kwota należności ogółem.

Dodatkowo, w pewnych sytuacjach musisz zamieścić na fakturze specjalne oznaczenia, np. podstawę zwolnienia z VAT, adnotację „metoda kasowa”, „samofakturowanie” lub „mechanizm podzielonej płatności” (jeśli dotyczy transakcji powyżej 15 000 zł brutto z załącznika nr 15 do ustawy o VAT).

Uproszczona faktura i faktura bez VAT: kiedy możesz sobie pozwolić na mniej formalności?

W pewnych sytuacjach przepisy przewidują możliwość wystawienia faktury uproszczonej. Dotyczy to transakcji, których wartość nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Taka faktura nie musi zawierać wszystkich danych, np. danych nabywcy, ilości towaru czy ceny jednostkowej netto. Musi jednak zawierać datę, numer, NIP sprzedawcy i nabywcy, datę sprzedaży/zapłaty, nazwę towaru/usługi, kwotę należności ogółem oraz dane pozwalające określić kwotę VAT. Pamiętaj, że paragon z NIP-em nabywcy do 450 zł traktowany jest jak faktura uproszczona.

Jeśli jesteś zwolniony z VAT, wystawiasz fakturę bez VAT. Nie zawiera ona oczywiście stawek i kwot VAT, ale musi zawierać podstawę prawną zwolnienia oraz pozostałe standardowe elementy faktury (daty, numery, dane stron, nazwy towarów/usług, ilości, ceny jednostkowe, wartości i kwotę ogółem).

Terminy płatności i korekta błędów: jak uniknąć problemów?

Ustalając termin płatności na fakturze, pamiętaj o ograniczeniach w transakcjach między firmami (B2B). Standardowo nie powinien on przekraczać 60 dni, a dłuższy termin jest dopuszczalny tylko, jeśli nie jest rażąco nieuczciwy i został uzgodniony w umowie. Za opóźnienia w płatnościach możesz naliczać odsetki i domagać się rekompensaty.

Jeśli na wystawionej fakturze pojawi się błąd, masz dwie możliwości korekty: fakturę korygującą (wystawianą przez sprzedawcę w przypadku zmian ilościowych, wartościowych, stawki VAT itp.) oraz notę korygującą (wystawianą przez nabywcę w przypadku błędów w danych adresowych, NIP-ie itp., która wymaga akceptacji sprzedawcy).

E-faktury i KSeF: przyszłość fakturowania w Polsce

Faktury elektroniczne (e-faktury) to dokumenty wystawiane i otrzymywane w formie elektronicznej. Choć kiedyś wymagały formalnej zgody odbiorcy, z nadejściem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wiele się zmienia. KSeF to centralna platforma do wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych faktur XML. W zależności od aktualnych przepisów, korzystanie z KSeF może być dobrowolne lub obowiązkowe dla czynnych podatników VAT w transakcjach B2B. KSeF niesie wiele korzyści, takich jak standaryzacja, automatyzacja, szybszy zwrot VAT i centralne archiwum faktur. Warto już teraz zainteresować się tym rozwiązaniem.

Archiwizacja dokumentów: jak długo i w jakiej formie przechowywać faktury?

Pamiętaj, że masz obowiązek przechowywać faktury i inne dokumenty księgowe przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Możesz to robić w formie papierowej (uporządkowanej i zabezpieczonej) lub elektronicznej (zapewniając autentyczność, integralność i czytelność). Faktury z KSeF są archiwizowane w systemie przez 10 lat. Ważne, aby dokumenty były dostępne na żądanie organów kontrolnych.

Mamy nadzieję, że ten poradnik rozjaśnił Ci zasady fakturowania i archiwizacji dokumentów w małej firmie. Pamiętaj, że dbałość o te kwestie to podstawa bezpiecznego i zgodnego z prawem prowadzenia działalności.