Środki trwałe w firmie podlegają amortyzacji. Amortyzacja jest natomiast kosztem podatkowym, co oznacza, że obniża podatek płacony przez przedsiębiorcę. Ważne jest więc, by poznać najważniejsze zasady dotyczące obliczania i księgowania amortyzacji.
Dlaczego trzeba amortyzować środki trwałe
Amortyzacja wynika ze zużycia, jakiemu podlegają środki trwałe. Najprościej ujmując oznacza ona koszt stopniowego zużycia środków trwałych. Wartość środka trwałego zostaje rozłożona na części, które stanowią odpisy amortyzacyjne, systematycznie włączane do kosztów podatkowych przez cały okres amortyzacji.
Przykład:
Przedsiębiorca wprowadza do majątku firmy samochód, który wcześniej używał prywatnie. Jego wartość w momencie wprowadzenia do majątku firmy wynosi 20 000 zł. Okres amortyzacji samochodu to 2.5 roku – mówiąc inaczej to 40% rocznie, czyli 3,33% miesięcznie. W takim razie w każdy kolejnym miesiącu w kolumnie kosztów w KPiR pojawia się wpis o wartości 666,66 zł (3,33% z 20 000 zł), który pomniejsza podatek dochodowy o 101,70 zł (18% z 666,66 zł).
Powyższy przykład jest odrobinę uproszczony, a i tak może wielu przedsiębiorców wystraszyć (te wszystkie obliczenia!). Jest to zrozumiałe, zwłaszcza że przedsiębiorca powinien skupić się na swojej działalności, a nie na kwotach w odpowiednich kolumnach. Dlatego warto korzystać z pomocy księgowej lub księgowości internetowej, która wszystko wylicza i księguje sama (na podstawie otrzymanych danych).
Jakie środki trwałe trzeba księgować?
Generalnie wszystkie :). Tylko czym są środki trwałe? To wszelkie rzeczowe składniki majątku firmy, które:
- mają być używane w ramach działalności dłużej niż 1 rok,
- ich minimalna wartość to 10 000 zł (bez VAT).
W szczególności należą do nich budowle, budynki, a także maszyny, środki transportu czy urządzenia.
Wyróżnia się kilka metod dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Może być to amortyzacja metodą liniową (przyspieszoną lub indywidualną), degresywną czy amortyzacja jednorazowa.
Amortyzacja metodą liniową
Najprostszą i najczęściej stosowaną jest amortyzacja metodą liniową. Metoda liniowa oznacza stałą kwotę odpisów amortyzacyjnych, które są dokonywane przez cały okres amortyzacji. Wysokość tych odpisów ustala się w oparciu o roczną stawkę, która jest wskazana dla danego typu środka trwałego w wykazie stawek amortyzacyjnych (załącznik nr 1 do ustawy PIT oraz CIT).
W metodzie liniowej wyróżnia się jeszcze dwa typy – metodę przyspieszoną oraz indywidualną.
Metoda przyspieszona amortyzacji pozwala na podwyższenie stawki amortyzacyjnej w przypadku, gdy przedsiębiorca zakupił używane środki trwałe. Ustawa jasno określa, które środki można zaklasyfikować jako używane. Za takie uznaje się te środki trwałe, które przed zakupem przez przedsiębiorcę (a tym samym przed pierwszym wprowadzeniem do firmowej ewidencji ŚT) były już wykorzystywane przez minimum 6 miesięcy. Ta zasada ma zastosowanie do środków sklasyfikowanych w grupach 3-6 oraz 8 KŚT, a także do środków transportu.
Choć w tej metodzie przedsiębiorca sam może ustalić stawkę amortyzacyjną, ustawa narzuca ograniczenia co do jej wysokości. Okres amortyzacyjny w przypadku metody przyspieszonej musi wynosić co najmniej:
- środki trwałe sklasyfikowane w grupach 3-6 i 8 KŚT:
- 24 miesiące (2 lata) - gdy ich wartość początkowa jest mniejsza niż 25 000 zł,
- 36 miesięcy (3 lata) - gdy ich wartość początkowa jest większa od 25 000 zł i nie przekracza 50 000 zł,
- 60 miesięcy (5 lat) – gdy wartość początkowa jest wyższa niż 50 000 zł;
- dla środków transportu (w tym samochodów osobowych) - 30 miesięcy (2,5 roku).
Metoda liniowa indywidualna pozwala na podwyższenie stawek amortyzacyjnych. Przedsiębiorcy mogą stosować wyższe stawki amortyzacyjne w odniesieniu do budynków, budowli oraz maszyn i urządzeń, które zużywają się szybciej przez użytkowanie w warunkach gorszych od przeciętnych lub przez postęp technologiczny (szybciej się starzeje ich technologia).
Przedsiębiorca może wtedy dokonywać odpisów według podwyższonych stawek, jednak współczynniki podwyższające mają swoje maksymalne wartości:
- 1,2 – wynosi współczynnik dla budynków i budowli używanych w warunkach pogorszonych,
- 1,4 – to wartość współczynnika dla budynków i budowli używanych w warunkach złych,
- 1,4 – to także maksymalny współczynnik dla maszyn, urządzeń i środków transportu (z wyjątkiem morskiego taboru pływającego) używanych bardziej intensywnie niż przeciętnie albo wymagających szczególnej sprawności technicznej,
- 2,0 – taką wartość może maksymalnie osiągnąć współczynnik dla maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 4-6 i 8 KŚT, które poddane są szybkiemu postępowi technologicznemu.
Amortyzacja metodą degresywną
Metodę degresywną można zastosować tylko do środków trwałych, które są maszynami i urządzaniami sklasyfikowanymi w grupach 3-6 oraz 8 KŚT, a także do środków transportu z wyjątkiem samochodów osobowych.
Główną cechą odróżniającą metodę degresywną od liniowej jest zmienność stawki amortyzacyjnej. Wynika to z tego, że wydajność danego środka trwałego zmienia się wraz z upływem czasu, czyli jego użyteczność maleje.
W tej metodzie stosuje się wysokie odpisy amortyzacyjne w pierwszych latach użytkowania środka. Także tu zastosowanie mają stawki wskazane w wykazie stawek amortyzacyjnych, jednak w pierwszych latach możliwe jest ich pomnożenie o współczynnik (maksymalna jego wartość to 2,0).
Przedsiębiorca musi zmienić metodę degresywną na liniową w momencie, gdy wartość rocznego odpisu amortyzacyjnego byłaby niższa niż wartość tego odpisu w metodzie liniowej.
Jednorazowa amortyzacja środka trwałego
Istnieje także metoda jednorazowej amortyzacji środka trwałego. Mogą ją stosować mali przedsiębiorcy (o wartości sprzedaży w poprzednim roku podatkowym niższej niż równowartość w złotych kwoty 1 200 000 EUR).
Jednorazowy odpis amortyzacyjny może mieć wartość nie wyższą niż 10 000 złotych. Jest to z reguły najkorzystniejsze rozwiązanie, bowiem od razu, w danym miesiącu, istotnie pomniejsza podatek dochodowy.
Ulepszenie środka trwałego
W codzienności gospodarczej zdarzają się sytuacje, gdy dokonuje się rozbudowy, modyfikacji, modernizacji czy adaptacji składnika majątku zaliczanego do środków trwałych. W takich okolicznościach mamy do czynienia z ulepszonym środkiem trwałym, czyli takim, którego wartość początkowa wzrasta.
Ulepszenie wiąże się z modyfikacją dokonywanych odpisów amortyzacyjnych. Przedsiębiorca nie zmienia wybranej metody amortyzacji – nadal dokonuje odpisów w oparciu o wybraną metodę liniową czy degresywną.
Zmianie ulega jednak wartość początkowa środka trwałego, a tym samym odpisy amortyzacyjne. W przypadku ulepszonych środków trwałych należy ich dokonywać od wartości początkowej powiększonej o wydatki poniesione na to ulepszenie.
W metodzie liniowej pierwszy powiększony odpis amortyzacyjny należy zastosować w miesiącu następującym po tym, w którym dokonano ulepszenia.
W metodzie degresywnej wysokość odpisów amortyzacyjnych zależy od okresu, w którym dokonano ulepszenia. Jeśli sytuacja ta wystąpiła w pierwszym roku amortyzacji, należy powiększyć wartość początkową środka trwałego o koszty ulepszenia jeszcze w tym roku. Jeśli ulepszenie wystąpiło w kolejnych latach, wzrost wartości środka trwałego nastąpi dopiero w kolejnym roku, następującym po tym, w którym dokonano ulepszenia.
Gdy ulepszenia dokonano już po zakończeniu amortyzacji danego składnika majątku, należy rozpocząć nową amortyzację – od wartości wydatków poniesionych na ulepszenie. Istotne jest, by stosować tu taką samą metodę amortyzacji, jaka była wykorzystana przy amortyzacji tego środka trwałego.
