Jak sprawdzić nowego kontrahenta i uchronić biznes przed ryzykiem

Nawiązując nowe relacje biznesowe, szczególnie w dynamicznym środowisku małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce, warto pamiętać o starej zasadzie: „lepiej zapobiegać niż leczyć”. Współpraca z nierzetelnym partnerem może mieć poważne konsekwencje finansowe i wizerunkowe. Dlatego tak ważne jest, aby jeszcze przed podpisaniem umowy poświęcić czas na dokładną weryfikację potencjalnego kontrahenta.

Business professionals working together outdoors with digital devices in an urban setting.

Krok 1: Zajrzyj do publicznych rejestrów – Twój pierwszy punkt kontrolny

Zacznij od podstaw, czyli od bezpłatnych, państwowych baz danych. To tutaj znajdziesz kluczowe informacje o formalnym statusie i kondycji prawnej Twojego potencjalnego partnera.

  • CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej): Jeśli współpracujesz z jednoosobową działalnością gospodarczą lub wspólnikiem spółki cywilnej, to jest Twój punkt obowiązkowy. Sprawdzisz tu, czy firma istnieje, jaki ma status (aktywna, zawieszona), jej dane adresowe, numery nip i regon. Warto zweryfikować, czy podany zakres działalności (kody pkd) odpowiada oferowanym usługom lub towarom.
  • KRS (Krajowy Rejestr Sądowy): Dla spółek prawa handlowego (sp. z o.o., s.a. itp.) to główne źródło informacji. Znajdziesz tu dane o zarządzie, kapitale zakładowym, a co najważniejsze – sprawozdania finansowe (dostępne bezpłatnie w ekrs). Brak złożonych sprawozdań lub niepokojące dane finansowe to poważny sygnał ostrzegawczy.
  • Biała lista podatników VAT: Absolutne „must have”, zwłaszcza przy transakcjach powyżej 15 000 zł. Upewnij się, że kontrahent jest czynnym podatnikiem vat, a numer jego rachunku bankowego widnieje w wykazie. Płatność na konto spoza białej listy może skutkować brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów!
  • KRZ (Krajowy Rejestr Zadłużonych): Sprawdź, czy Twój przyszły partner nie figuruje w rejestrze jako dłużnik w postępowaniu upadłościowym, restrukturyzacyjnym lub egzekucyjnym. To ważny wskaźnik potencjalnych problemów z płynnością finansową.
  • REGON (rejestr gospodarki narodowej) oraz VIES(dla transakcji unijnych): Te rejestry pomogą Ci zweryfikować dodatkowe dane identyfikacyjne i status vat w przypadku handlu z partnerami z Unii Europejskiej.
  • CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych): Pozwoli Ci zidentyfikować osoby fizyczne stojące za daną firmą, co może być istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa transakcji i przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Pamiętaj, że informacje z tych rejestrów często się uzupełniają. Warto sprawdzić kontrahenta w kilku z nich, aby uzyskać pełniejszy obraz.

Krok 2: Zajrzyj za kurtynę płatności – co mówią biura informacji gospodarczej?

Publiczne rejestry to jedno, ale prawdziwą historię płatniczą kontrahenta często odkryjesz dzięki biurom informacji gospodarczej (big). To prywatne instytucje, które gromadzą dane o długach i terminowych płatnościach przedsiębiorców.

  • Jak działają BIG-i? Firmy zgłaszają do big-ów swoich dłużników. Dzięki temu, sprawdzając raport o danym podmiocie, możesz dowiedzieć się, czy ma on na koncie niezapłacone faktury lub inne zobowiązania. Niektóre BIG-i (np. Erif) gromadzą również pozytywne informacje o terminowych płatnościach.
  • Które BIG-i są najważniejsze w Polsce? Do najpopularniejszych należą big infomonitor (powiązany z bik), krd (krajowy rejestr długów), erif oraz kbig. Każde z nich może mieć nieco inną bazę danych, dlatego warto rozważyć sprawdzenie w kilku z nich, szczególnie przy większym ryzyku współpracy.
  • Czy to jest płatne? Tak, dostęp do raportów BIG jest zazwyczaj płatny. Możesz wykupić pojedyncze raporty lub skorzystać z abonamentu, jeśli regularnie weryfikujesz kontrahentów. Koszt pojedynczego sprawdzenia to zwykle kilkadziesiąt złotych.
  • Na co zwrócić uwagę w raporcie BIG? Przede wszystkim na liczbę i wartość niespłaconych zobowiązań, okres ich przeterminowania oraz to, kto dokonał wpisu. Pamiętaj jednak, że brak negatywnych wpisów nie gwarantuje idealnej historii płatniczej – oznacza jedynie, że dany wierzyciel nie zgłosił kontrahenta do tego konkretnego BIG.

Sprawdzenie w BIG to kolejny ważny krok, który pomoże Ci ocenić, czy Twój potencjalny partner ma tendencję do regulowania swoich zobowiązań na czas.

Krok 3: Posłuchaj sieci – co mówi internetowa reputacja?

W dzisiejszych czasach internet to prawdziwa kopalnia wiedzy o firmach. Nie bagatelizuj tego źródła informacji!

  • Wyszukiwarki (np. Google): wpisz nazwę firmy i nazwiska kluczowych osób. Zobacz, co się pojawia w wynikach wyszukiwania – artykuły prasowe, opinie klientów, informacje o ewentualnych problemach prawnych. Brak wiarygodnej strony internetowej lub przewaga negatywnych informacji to sygnały ostrzegawcze.
  • Opinie Google: jeśli firma ma profil google moja firma, sprawdź oceny i komentarze klientów. Zwróć uwagę na treść opinii i sposób, w jaki firma na nie reaguje.
  • Gowork.pl i inne portale z opiniami o pracodawcach: choć dotyczą relacji pracowniczych, mogą dostarczyć informacji o kondycji finansowej firmy (np. problemy z wypłatami) i jej etyce biznesowej. Pamiętaj jednak o krytycznym podejściu do tych opinii.
  • Media społecznościowe i fora branżowe: zobacz, jak firma komunikuje się online i czy pojawiają się tam jakieś skargi lub dyskusje na jej temat.

Pamiętaj o krytycznym podejściu do informacji znalezionych w Internecie. Nie wszystkie opinie są wiarygodne, ale powtarzające się negatywne wzorce powinny wzbudzić Twoją czujność.

Krok 4: Zapytaj wprost – bezpośrednia komunikacja i wymiana dokumentów

Nie bój się poprosić potencjalnego kontrahenta o przedstawienie określonych dokumentów. To normalna praktyka biznesowa, a odmowa bez uzasadnienia może być sygnałem ostrzegawczym.

  • Jakie dokumenty warto zażądać? W zależności od sytuacji, mogą to być:
    • Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach z urzędu skarbowego.
    • Zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS.
    • Aktualne sprawozdania finansowe (jeśli są wymagane).
    • Referencje od innych klientów lub partnerów biznesowych (i koniecznie je zweryfikuj!).
    • Kopie niezbędnych koncesji, zezwoleń lub licencji.
    • Polisa ubezpieczenia oc (jeśli dotyczy branży).
  • Na co zwrócić uwagę? Na aktualność dokumentów, spójność danych z informacjami z rejestrów publicznych oraz na reakcję kontrahenta na Twoją prośbę. Transparentny partner nie powinien mieć problemu z udostępnieniem standardowych dokumentów.

Bezpośrednie zapytanie i analiza dokumentów to kolejny poziom weryfikacji, pozwalający na uzyskanie informacji „z pierwszej ręki”.

Krok 5: Bądź czujny na sygnały ostrzegawcze – czerwone lampki w procesie weryfikacji

Podczas całego procesu weryfikacji zwracaj szczególną uwagę na tzw. „czerwone flagi”, które mogą wskazywać na podwyższone ryzyko współpracy. Do najważniejszych należą:

  • Niespójności w danych rejestrowych.
  • Negatywna historia płatnicza w BIG lub KRZ.
  • Zła reputacja online (wielokrotne, wiarygodne negatywne opinie).
  • Niechęć do udostępniania podstawowych informacji lub dokumentów.
  • Problemy ze sprawozdawczością finansową (brak sprawozdań, straty).
  • Zawieszenie lub likwidacja działalności w rejestrach.
  • Nietypowe praktyki biznesowe (podejrzanie niskie ceny, krótkie terminy płatności).
  • Częste zmiany w zarządzie lub nazwie firmy.
  • Problemy z vat (brak na białej liście, nieważny numer vies).
  • Nieuregulowany status w CRBR.

Pojawienie się jednej czerwonej flagi nie musi oznaczać katastrofy, ale kilka z nich powinno skłonić Cię do zachowania szczególnej ostrożności i dokładniejszej analizy ryzyka.

Stwórz własną strategię weryfikacji

Pamiętaj, że głębokość weryfikacji powinna być proporcjonalna do ryzyka i wartości współpracy. Dla drobnych transakcji wystarczy podstawowe sprawdzenie w rejestrach. Przy dużych kontraktach warto zainwestować czas i środki w bardziej szczegółową analizę (np. raport z big, weryfikacja dokumentów).

Ważne jest również, aby weryfikacja nie była jednorazowym działaniem. W przypadku długoterminowych relacji biznesowych warto okresowo sprawdzać sytuację kontrahenta, aby na bieżąco monitorować potencjalne ryzyka.

Dbałość o staranną weryfikację potencjalnych kontrahentów to mądra inwestycja w bezpieczeństwo i stabilność Twojej małej firmy. Dzięki przedstawionym krokom będziesz mógł podejmować bardziej świadome decyzje i unikać kosztownych błędów.

Podziel się artykułem:

Firma bez księgowego?

Wypróbuj księgowość on-line Firmino

Używamy plików cookie do personalizowania treści i reklam, udostępniania funkcji mediów społecznościowych i analizowania naszego ruchu. Udostępniamy również informacje o korzystaniu z naszej witryny naszym partnerom w zakresie mediów społecznościowych, reklam i analiz. View more
Cookies settings
Akceptuję
Polityka prywatności
Privacy & Cookies policy
Cookie nameActive

1. Informacje ogólne

  1. Niniejsza polityka dotyczy Serwisu www, funkcjonującego pod adresem url: https://www.mala-firma.pl
  2. Operatorem serwisu oraz Administratorem danych osobowych jest: Pan Wydawca sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (80-855), przy ul. Wały Piastowskie 1/1508, NIP 5833359472, KRS 0000791050.
  3. Adres kontaktowy poczty elektronicznej operatora: redakcja@mala-firma.pl
  4. Operator jest Administratorem Twoich danych osobowych w odniesieniu do danych podanych dobrowolnie w Serwisie.
  5. Serwis wykorzystuje dane osobowe w następujących celach:
    • Prowadzenie newslettera
    • Prowadzenie systemu komentarzy
  6. Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniu w następujący sposób:
    1. Poprzez dobrowolnie wprowadzone w formularzach dane, które zostają wprowadzone do systemów Operatora.
    2. Poprzez zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookie (tzw. „ciasteczka”).

2. Wybrane metody ochrony danych stosowane przez Operatora

  1. Miejsca logowania i wprowadzania danych osobowych są chronione w warstwie transmisji (certyfikat SSL). Dzięki temu dane osobowe i dane logowania, wprowadzone na stronie, zostają zaszyfrowane w komputerze użytkownika i mogą być odczytane jedynie na docelowym serwerze.
  2. Hasła użytkowników są przechowywane w postaci hashowanej. Funkcja hashująca działa jednokierunkowo - nie jest możliwe odwrócenie jej działania, co stanowi obecnie współczesny standard w zakresie przechowywania haseł użytkowników.
  3. Operator okresowo zmienia swoje hasła administracyjne.
  4. W celu ochrony danych Operator regularnie wykonuje kopie bezpieczeństwa.
  5. Istotnym elementem ochrony danych jest regularna aktualizacja wszelkiego oprogramowania, wykorzystywanego przez Operatora do przetwarzania danych osobowych, co w szczególności oznacza regularne aktualizacje komponentów programistycznych.

3. Hosting

  1. Serwis jest hostowany (technicznie utrzymywany) na serwera operatora: dhosting.pl

4. Twoje prawa i dodatkowe informacje o sposobie wykorzystania danych

  1. W niektórych sytuacjach Administrator ma prawo przekazywać Twoje dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do wykonania zawartej z Tobą umowy lub do zrealizowania obowiązków ciążących na Administratorze. Dotyczy to takich grup odbiorców:
    • firma hostingowa na zasadzie powierzenia
    • upoważnieni pracownicy i współpracownicy, którzy korzystają z danych w celu realizacji celu działania strony
    • firmy, świadczące usługi marketingu na rzecz Administratora
  2. Twoje dane osobowe przetwarzane przez Administratora nie dłużej, niż jest to konieczne do wykonania związanych z nimi czynności określonych osobnymi przepisami (np. o prowadzeniu rachunkowości). W odniesieniu do danych marketingowych dane nie będą przetwarzane dłużej niż przez 3 lata.
  3. Przysługuje Ci prawo żądania od Administratora:
    • dostępu do danych osobowych Ciebie dotyczących,
    • ich sprostowania,
    • usunięcia,
    • ograniczenia przetwarzania,
    • oraz przenoszenia danych.
  4. Przysługuje Ci prawo do złożenia sprzeciwu w zakresie przetwarzania wskazanego w pkt 3.3 c) wobec przetwarzania danych osobowych w celu wykonania prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w tym profilowania, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Ciebie interesów, praw i wolności, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  5. Na działania Administratora przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
  6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi Serwisu.
  7. W stosunku do Ciebie mogą być podejmowane czynności polegające na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu w celu świadczenia usług w ramach zawartej umowy oraz w celu prowadzenia przez Administratora marketingu bezpośredniego.
  8. Dane osobowe są przekazywane od krajów trzecich w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Oznacza to, że przesyłamy je poza teren Unii Europejskiej.

5. Informacje w formularzach

  1. Serwis zbiera informacje podane dobrowolnie przez użytkownika, w tym dane osobowe, o ile zostaną one podane.
  2. Serwis może zapisać informacje o parametrach połączenia (oznaczenie czasu, adres IP).
  3. Serwis, w niektórych wypadkach, może zapisać informację ułatwiającą powiązanie danych w formularzu z adresem e-mail użytkownika wypełniającego formularz. W takim wypadku adres e-mail użytkownika pojawia się wewnątrz adresu url strony zawierającej formularz.
  4. Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza, np. w celu dokonania procesu obsługi zgłoszenia serwisowego lub kontaktu handlowego, rejestracji usług itp. Każdorazowo kontekst i opis formularza w czytelny sposób informuje, do czego on służy.

6. Logi Administratora

  1. Informacje zachowaniu użytkowników w serwisie mogą podlegać logowaniu. Dane te są wykorzystywane w celu administrowania serwisem.

7. Istotne techniki marketingowe

  1. Operator stosuje analizę statystyczną ruchu na stronie, poprzez Google Analytics (Google Inc. z siedzibą w USA). Operator nie przekazuje do operatora tej usługi danych osobowych, a jedynie zanonimizowane informacje. Usługa bazuje na wykorzystaniu ciasteczek w urządzeniu końcowym użytkownika. W zakresie informacji o preferencjach użytkownika gromadzonych przez sieć reklamową Google użytkownik może przeglądać i edytować informacje wynikające z plików cookies przy pomocy narzędzia: https://www.google.com/ads/preferences/
  2. Operator stosuje techniki remarketingowe, pozwalające na dopasowanie przekazów reklamowych do zachowania użytkownika na stronie, co może dawać złudzenie, że dane osobowe użytkownika są wykorzystywane do jego śledzenia, jednak w praktyce nie dochodzi do przekazania żadnych danych osobowych od Operatora do operatorom reklam. Technologicznym warunkiem takich działań jest włączona obsługa plików cookie.
  3. Operator stosuje korzysta z piksela Facebooka. Ta technologia powoduje, że serwis Facebook (Facebook Inc. z siedzibą w USA) wie, że dana osoba w nim zarejestrowana korzysta z Serwisu. Bazuje w tym wypadku na danych, wobec których sam jest administratorem, Operator nie przekazuje od siebie żadnych dodatkowych danych osobowych serwisowi Facebook. Usługa bazuje na wykorzystaniu ciasteczek w urządzeniu końcowym użytkownika.
  4. Operator stosuje rozwiązanie badające zachowanie użytkowników poprzez tworzenie map ciepła oraz nagrywanie zachowania na stronie. Te informacje są anonimizowane zanim zostaną przesłane do operatora usługi tak, że nie wie on jakiej osoby fizycznej one dotyczą. W szczególności nagrywaniu nie podlegają wpisywane hasła oraz inne dane osobowe.
  5. Operator stosuje rozwiązanie automatyzujące działanie Serwisu w odniesieniu do użytkowników, np. mogące przesłać maila do użytkownika po odwiedzeniu konkretnej podstrony, o ile wyraził on zgodę na otrzymywanie korespondencji handlowej od Operatora.

8. Newsletter

  1. W przypadku dokonania zapisu na newsletter Twój adres e-mail oraz imię używane są wyłącznie w celu adresowania do Ciebie korespondencji elektronicznej.
  2. Twoje dane są bezpieczne - Operator nie przekazuje ich innym firmom. Są jednak przetwarzane przez Freshmail Sp. z o.o. na podstawie osobnej umowy.
  3. W sprawie przetwarzania danych osobowych można kontaktować sie z Operatorem pod adresem e-mail: redakcja@mala-firma.pl.
  4. Okres przechowywania Twoich danych jest nieokreślony, ale w każdej chwili możesz się wypisać z newslettera.
  5. Pamiętaj, że masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Na Twoje życzenie Twoje dane mogą również zostać przeniesione do innego podmiotu.
  6. Możesz także wnieść skargę do GIODO, jeśli uznasz, że zasłużyłem ;).
  7. Wiedz też, że w związku z wysyłką newslettera nie występuje profilowanie na podstawie Twoich danych osobowych.

9. Podziękowania

Twoje zaufanie jest dla mnie bezcenne. Dziękuję za korzystanie ze strony Mala-Firma.pl oraz za subskrypcję newslettera.


Polityka cookies

1. Informacja o plikach cookies

  1. Serwis korzysta z plików cookies.
  2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
  3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu.
  4. Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:
    1. utrzymanie sesji użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła;
    2. realizacji celów określonych powyżej w części "Istotne techniki marketingowe";
  5. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
  6. Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.
  7. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
  8. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu wykorzystywane mogą być również przez współpracujące z operatorem Serwisu podmioty, w szczególności dotyczy to firm: Google (Google Inc. z siedzibą w USA), Facebook (Facebook Inc. z siedzibą w USA), Twitter (Twitter Inc. z siedzibą w USA).

2. Zarządzanie plikami cookies – jak w praktyce wyrażać i cofać zgodę?

  1. Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Zastrzegamy, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach może uniemożliwić korzystanie ze stron www
  2. W celu zarządzania ustawienia cookies wybierz z listy poniżej przeglądarkę internetową, której używasz i postępuj zgodnie z instrukcjami:Urządzenia mobilne:
Save settings
Cookies settings