Jak sprawdzić nowego kontrahenta i uchronić biznes przed ryzykiem

Krok 1: Zajrzyj do publicznych rejestrów – Twój pierwszy punkt kontrolny

Zacznij od podstaw, czyli od bezpłatnych, państwowych baz danych. To tutaj znajdziesz kluczowe informacje o formalnym statusie i kondycji prawnej Twojego potencjalnego partnera.

• CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej): Jeśli współpracujesz z jednoosobową działalnością gospodarczą lub wspólnikiem spółki cywilnej, to jest Twój punkt obowiązkowy. Sprawdzisz tu, czy firma istnieje, jaki ma status (aktywna, zawieszona), jej dane adresowe, numery nip i regon. Warto zweryfikować, czy podany zakres działalności (kody pkd) odpowiada oferowanym usługom lub towarom.
• KRS (Krajowy Rejestr Sądowy): Dla spółek prawa handlowego (sp. z o.o., s.a. itp.) to główne źródło informacji. Znajdziesz tu dane o zarządzie, kapitale zakładowym, a co najważniejsze – sprawozdania finansowe (dostępne bezpłatnie w ekrs). Brak złożonych sprawozdań lub niepokojące dane finansowe to poważny sygnał ostrzegawczy.
• Biała lista podatników VAT: Absolutne „must have”, zwłaszcza przy transakcjach powyżej 15 000 zł. Upewnij się, że kontrahent jest czynnym podatnikiem vat, a numer jego rachunku bankowego widnieje w wykazie. Płatność na konto spoza białej listy może skutkować brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów!
• KRZ (Krajowy Rejestr Zadłużonych): Sprawdź, czy Twój przyszły partner nie figuruje w rejestrze jako dłużnik w postępowaniu upadłościowym, restrukturyzacyjnym lub egzekucyjnym. To ważny wskaźnik potencjalnych problemów z płynnością finansową.
• REGON (rejestr gospodarki narodowej) oraz VIES(dla transakcji unijnych): Te rejestry pomogą Ci zweryfikować dodatkowe dane identyfikacyjne i status vat w przypadku handlu z partnerami z Unii Europejskiej.
• CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych): Pozwoli Ci zidentyfikować osoby fizyczne stojące za daną firmą, co może być istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa transakcji i przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Pamiętaj, że informacje z tych rejestrów często się uzupełniają. Warto sprawdzić kontrahenta w kilku z nich, aby uzyskać pełniejszy obraz.

Krok 2: Zajrzyj za kurtynę płatności – co mówią biura informacji gospodarczej?

Publiczne rejestry to jedno, ale prawdziwą historię płatniczą kontrahenta często odkryjesz dzięki biurom informacji gospodarczej (big). To prywatne instytucje, które gromadzą dane o długach i terminowych płatnościach przedsiębiorców.

• Jak działają BIG-i? Firmy zgłaszają do big-ów swoich dłużników. Dzięki temu, sprawdzając raport o danym podmiocie, możesz dowiedzieć się, czy ma on na koncie niezapłacone faktury lub inne zobowiązania. Niektóre BIG-i (np. Erif) gromadzą również pozytywne informacje o terminowych płatnościach.
• Które BIG-i są najważniejsze w Polsce? Do najpopularniejszych należą big infomonitor (powiązany z bik), krd (krajowy rejestr długów), erif oraz kbig. Każde z nich może mieć nieco inną bazę danych, dlatego warto rozważyć sprawdzenie w kilku z nich, szczególnie przy większym ryzyku współpracy.
• Czy to jest płatne? Tak, dostęp do raportów BIG jest zazwyczaj płatny. Możesz wykupić pojedyncze raporty lub skorzystać z abonamentu, jeśli regularnie weryfikujesz kontrahentów. Koszt pojedynczego sprawdzenia to zwykle kilkadziesiąt złotych.
• Na co zwrócić uwagę w raporcie BIG? Przede wszystkim na liczbę i wartość niespłaconych zobowiązań, okres ich przeterminowania oraz to, kto dokonał wpisu. Pamiętaj jednak, że brak negatywnych wpisów nie gwarantuje idealnej historii płatniczej – oznacza jedynie, że dany wierzyciel nie zgłosił kontrahenta do tego konkretnego BIG.

Sprawdzenie w BIG to kolejny ważny krok, który pomoże Ci ocenić, czy Twój potencjalny partner ma tendencję do regulowania swoich zobowiązań na czas.

Krok 3: Posłuchaj sieci – co mówi internetowa reputacja?

W dzisiejszych czasach internet to prawdziwa kopalnia wiedzy o firmach. Nie bagatelizuj tego źródła informacji!

• Wyszukiwarki (np. Google): wpisz nazwę firmy i nazwiska kluczowych osób. Zobacz, co się pojawia w wynikach wyszukiwania – artykuły prasowe, opinie klientów, informacje o ewentualnych problemach prawnych. Brak wiarygodnej strony internetowej lub przewaga negatywnych informacji to sygnały ostrzegawcze.
• Opinie Google: jeśli firma ma profil google moja firma, sprawdź oceny i komentarze klientów. Zwróć uwagę na treść opinii i sposób, w jaki firma na nie reaguje.
• Gowork.pl i inne portale z opiniami o pracodawcach: choć dotyczą relacji pracowniczych, mogą dostarczyć informacji o kondycji finansowej firmy (np. problemy z wypłatami) i jej etyce biznesowej. Pamiętaj jednak o krytycznym podejściu do tych opinii.
• Media społecznościowe i fora branżowe: zobacz, jak firma komunikuje się online i czy pojawiają się tam jakieś skargi lub dyskusje na jej temat.

Pamiętaj o krytycznym podejściu do informacji znalezionych w Internecie. Nie wszystkie opinie są wiarygodne, ale powtarzające się negatywne wzorce powinny wzbudzić Twoją czujność.

Krok 4: Zapytaj wprost – bezpośrednia komunikacja i wymiana dokumentów

Nie bój się poprosić potencjalnego kontrahenta o przedstawienie określonych dokumentów. To normalna praktyka biznesowa, a odmowa bez uzasadnienia może być sygnałem ostrzegawczym.

• Jakie dokumenty warto zażądać? W zależności od sytuacji, mogą to być:
  • Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach z urzędu skarbowego.
  • Zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS.
  • Aktualne sprawozdania finansowe (jeśli są wymagane).
  • Referencje od innych klientów lub partnerów biznesowych (i koniecznie je zweryfikuj!).
  • Kopie niezbędnych koncesji, zezwoleń lub licencji.
  • Polisa ubezpieczenia oc (jeśli dotyczy branży).
• Na co zwrócić uwagę? Na aktualność dokumentów, spójność danych z informacjami z rejestrów publicznych oraz na reakcję kontrahenta na Twoją prośbę. Transparentny partner nie powinien mieć problemu z udostępnieniem standardowych dokumentów.

Bezpośrednie zapytanie i analiza dokumentów to kolejny poziom weryfikacji, pozwalający na uzyskanie informacji „z pierwszej ręki”.

Krok 5: Bądź czujny na sygnały ostrzegawcze – czerwone lampki w procesie weryfikacji

Podczas całego procesu weryfikacji zwracaj szczególną uwagę na tzw. „czerwone flagi”, które mogą wskazywać na podwyższone ryzyko współpracy. Do najważniejszych należą:

• Niespójności w danych rejestrowych.
• Negatywna historia płatnicza w BIG lub KRZ.
• Zła reputacja online (wielokrotne, wiarygodne negatywne opinie).
• Niechęć do udostępniania podstawowych informacji lub dokumentów.
• Problemy ze sprawozdawczością finansową (brak sprawozdań, straty).
• Zawieszenie lub likwidacja działalności w rejestrach.
• Nietypowe praktyki biznesowe (podejrzanie niskie ceny, krótkie terminy płatności).
• Częste zmiany w zarządzie lub nazwie firmy.
• Problemy z vat (brak na białej liście, nieważny numer vies).
• Nieuregulowany status w CRBR.

Pojawienie się jednej czerwonej flagi nie musi oznaczać katastrofy, ale kilka z nich powinno skłonić Cię do zachowania szczególnej ostrożności i dokładniejszej analizy ryzyka.

Stwórz własną strategię weryfikacji

Pamiętaj, że głębokość weryfikacji powinna być proporcjonalna do ryzyka i wartości współpracy. Dla drobnych transakcji wystarczy podstawowe sprawdzenie w rejestrach. Przy dużych kontraktach warto zainwestować czas i środki w bardziej szczegółową analizę (np. raport z big, weryfikacja dokumentów).

Ważne jest również, aby weryfikacja nie była jednorazowym działaniem. W przypadku długoterminowych relacji biznesowych warto okresowo sprawdzać sytuację kontrahenta, aby na bieżąco monitorować potencjalne ryzyka.

Dbałość o staranną weryfikację potencjalnych kontrahentów to mądra inwestycja w bezpieczeństwo i stabilność Twojej małej firmy. Dzięki przedstawionym krokom będziesz mógł podejmować bardziej świadome decyzje i unikać kosztownych błędów.