Moim celem było uniezależnienie się od komputera firmowego, czyli taka organizacja firmy, abym mógł przystąpić do pracy w każdym momencie i przy każdym komputerze podłączonym do Internetu – zarówno w biurze, w domu, w szkole, czy nawet kawiarence internetowej. Okazało się to nie tylko możliwe, ale i banalnie proste.
Do rozwiązania miałem kilka kwestii, które opisuję poniżej. W większości z nich przydatne okazały się aplikacje Google, lecz zapewne również im można by odnaleźć inne odpowiedniki, tylko po co szukać, skoro te działają bardzo dobrze?
Ponadto muszę podkreślić, że taka organizacja pracy jest bardzo bezpieczna. Nie istnieje już niebezpieczeństwo utraty danych z powodu awarii komputera. Wszystko znajduje się na różnych serwerach, które są archiwizowane przez ich administratorów, zaś dodatkową archiwizację można prowadzić samemu – np. zgrywając wszystko na własny dysk i/lub nośniki danych raz na jakiś czas. Pamiętaj tylko przy tej okazji o ochronie danych osobowych swoich klientów (więcej na ten temat w poradniku nt. RODO).
Problemem okazuje się jedynie duża liczba haseł dostępu do zapamiętania. Odradzam używania wszędzie tego samego hasła, bowiem uzyskanie go przez niewłaściwą osobę z jednego źródła sprawi, że posiądzie ona dostęp do całej reszty.
Księgowość
Oczywiście księgowość internetowa. Jednym z najbardziej wygodnych serwisów tego typu jest Szybka Faktura. Zagadnieniu temu poświęcam więcej uwagi w tym dziale, więc tutaj pominę dokładny opis. Najistotniejsze jest to, że księgowość internetowa dostępna jest 24 godziny na dobę i nie wymaga żadnej instalacji na komputerze użytkownika, a taki właśnie był mój cel. Niektóre serwisy księgowe oferują ponadto możliwość wysyłania w naszym imieniu deklaracji do Urzędu Skarbowego drogą elektroniczną, co również jest bardzo praktyczne.
Fakturowanie
Wiele aplikacji internetowych umożliwia wystawianie faktur. Należy do nich przede wszystkim księgowość online, ale również chociażby polecany przeze mnie sklep VirtueMart daje taką możliwość.
Sprzedaż
Sklep internetowy VirtueMart rozwiązuje kwestię sprzedaży wysyłkowej. W wielu przypadkach opłaca się wystawianie aukcji na Allegro lub obecność w tzw. porównywarkach cen (np. ceneo.pl, nokaut.pl, radar.pl). Zresztą kwestia sprzedaży internetowej to temat na odrębny artykuł. Co do sprzedaży tradycyjnej – dostępne on-line rozwiązania również ją umożliwiają, zaś w razie niespodziewanego odcięcia od Sieci można posiadać w sklepie na wszelki wypadek kilka niezbędnych druczków (np. faktur).
Magazyn
W tym przypadku również świetnie spisuje się komponent sklepu internetowego VirtueMart. Jeśli zaś nie chce się go instalować, to można również posłużyć się odpowiednio zaprojektowanym arkuszem kalkulacyjnym. Gotowe arkusze można odnaleźć przeszukując szablony Google Documents, o których poniżej.
Dokumenty
Rewolucyjna w tej dziedzinie jest aplikacja Google Docs dostępna pod adresem docs.google.com lub poprzez konto Gmail. Pozwala ona przechowywać i edytować w trybie on-line dokumenty tekstowe, prezentacje i arkusze kalkulacyjne. Istnieje ponadto możliwość dzielenia plików, udostępniania innym użytkownikom, czy wspólnej pracy kilku osób na jednym pliku.
Korespondencja elektroniczna
Rozwiązaniem jest Gmail. Nie oznacza to, że musimy podawać wszędzie adres w postaci nazwa@gmail.com. Gmail jest bowiem całkiem zaawansowanym programem, który radzi sobie z odbieraniem poczty nawet z kilku skrzynek firmowych (np. z firmowego serwera) – również wysyła korespondencję za ich pośrednictwem. Proponuje poza tym praktyczne opcje porządkowania listów. Jest przejrzysty. Nie wyświetla reklam graficznych. Działa szybko i sprawnie.
Korespondencja tradycyjna
Bardzo popularne stają się ostatnio tzw. "wirtualne biura", które nie tylko mogą udostępnić nam swój adres do rejestracji firmy, lecz również za relatywnie niską opłatą (kilkadziesiąt złotych) zobowiązać się do przyjmowania korespondencji listownej oraz skanowania jej i przesyłania na wskazany adres e-mail.
Terminarz
Tutaj również na pomoc przychodzi Google ze swoją aplikacją o nazwie Kalendarz. Jest ona dostępna pod adresem www.google.com/calendar/ lub poprzez Gmail wraz z którym skutecznie zastępuje oprogramowanie w rodzaju Outlook.
Bank
Bankowość internetowa to już właściwie standard. Niemal każdy bank oferuje swoim klientom możliwość zlecania przelewów poprzez stronę internetową. Towarzyszą temu różne zabezpieczenia, z czego polecam opcję wysyłania kodów autoryzacyjnych poprzez SMS na telefon właściciela konta, bowiem niemal każdy nosi go zawsze przy sobie. Zestawienie ofert banków przygotowałem na odrębnej stronie.
Tym sposobem moja firma stała się absolutnie mobilna. Ograniczeniem jest możliwość nagłego odcięcia od Internetu, lecz zawsze można się ratować w jakiś sposób, a najlepszym zabezpieczeniem jest Internet również mobilny z sieci komórkowych.
