Negocjowanie umów handlowych to częste zadanie wielu przedsiębiorców. Ustalanie warunków współpracy jest trudną sztuką kompromisu, którą trzeba opanować przed podjęciem rozmów z wybranym kontrahentem.
Kiedy negocjować?
Praktyka biznesowa pokazuje, że nie zawsze można negocjować. Podpisywanie standardowych umów na usługi, których koszt jest z góry określony przez usługodawcę (często dużo większą firmę) wiąże się z akceptacją określonych przez niego warunków. Zawsze można podjąć próbę negocjacji, jednak gdy masz do czynienia z kontrahentem o dużo większych obrotach niż wysokość zamówienia ustalenie specjalnych warunków umowy będzie niezwykle trudne.
Najlepiej jest, gdy spotyka się dwóch kontrahentów o podobnej wielkości. Dwóch małych przedsiębiorców będzie bardziej skłonnych do negocjacji i ustalenia warunków umowy, dzięki którym osiągną porozumienie satysfakcjonujące obie strony (tzw. sytuacja win-win).
Są też branże takie branże (np. budownictwo, niektóre usługi IT), w których negocjowanie warunków każdej umowy jest normą. Wynika to przede wszystkim z ich specyfiki – zlecenia zwykle są zindywidualizowane i dopasowane do potrzeb zamawiającego.
Jak negocjować?
Przed rozpoczęciem każdych negocjacji, należy się do nich dobrze przygotować. Na tym etapie musisz zdecydować, jakie masz wymagania co do warunków umowy: z czego na pewno nie zrezygnujesz, a z czego możesz zrezygnować w trakcie negocjacji. Warto ustalić swój cel minimalny i maksymalny. Podobne założenia przyjmie druga strona, więc trzeba wczuć się w jej pozycję i zastanowić się, kiedy będzie mogła pójść na ustępstwa, a które z warunków będą dla niej niemożliwe do zmiany.
Może zabrzmi to banalnie, ale niezwykle istotne: ważnym elementem każdego spotkania biznesowego jest uprzejmość i uśmiech. Rozmowy przebiegające w uprzejmej atmosferze, zgodnie z etyką biznesową na pewno pomyślniej zakończą się dla obu stron. Nawiązanie dobrego kontaktu i relacji to podstawa sukcesu negocjacji. Ważne jest, aby na takie spotkanie przeznaczyć odpowiednią ilość czasu – nie powinniśmy się spieszyć, lepiej rozważyć dokładnie wszelkie proponowane przez drugą stronę rozwiązania. Zatem: nie spiesz się, uśmiechaj i zachowaj dystans emocjonalny.
Pamiętaj, że celem każdych negocjacji jest kompromis – bez tej świadomości przedsiębiorcy nie osiągną porozumienia. Każda ze stron powinna pamiętać, że prawie zawsze trzeba pójść na ustępstwa, jeśli chce się doprowadzić do korzystnego zakończenia procesu ustalania warunków i podpisania umowy.
Co wynika z negocjacji?
Wynikiem dobrze poprowadzonych negocjacji jest podpisanie umowy handlowej. Ustalone warunki są na taką umowę nanoszone – jeśli podczas negocjacji wynikło wiele zmian w stosunku do standardowej formy umowy, często trzeba ją przygotować od podstaw.
Na koniec negocjacji warto ustalić, która ze stron rozmów przygotowuje umowę i przekazuje do zaakceptowania lub poprawienia drugiej stronie. Po stworzeniu nowej umowy przez jedną ze stron, warto przekazać ją do sprawdzenia kancelarii prawnej. Dzięki temu obaj przedsiębiorcy będą mieli pewność poprawności wszystkich jej zapisów.
