Czym jest VAT?
VAT to podatek od towarów i usług – naliczany jest on do ceny końcowej produktu lub usługi, a opłaca go konsument (przedsiębiorca jedynie przekazuje go do Urzędu Skarbowego). Jednak każda firma bywa również klientem innych firm – kupując materiały, środki trwałe i korzystając z ich usług. Wówczas sama musi zapłacić VAT, lecz – uwaga! – kwotę VAT-u, jaką przekazała innej firmie odlicza od zobowiązania względem Urzędu Skarbowego, przez co wpłaca się do niego mniej.
W praktyce firmy dzielą się na Vatowców i nie-Vatowców – i obie te grupy trzymają się razem. Jeśli planujemy zdobyć poważnych kontrahentów, którzy są płatnikami VAT, to nie osiągniemy tego bez możliwości wystawienia faktury VAT, aby ten kontrahent mógł sobie ten podatek odliczyć (inaczej z reguły nie będzie w ogóle chciał rozmawiać na temat współpracy). Z kolei klienci nieinstytucjonalni (nie-firmy, osoby indywidualne) chętniej wybiorą bardziej konkurencyjną cenę bez VAT-u. Ma to zastosowanie w takich miejscach, jak na przykład targ warzywny, bądź przy prostych usługach, np. korepetycjach.
Czy warto być Vatowcem?
Nie warto nim być jedynie w sytuacji, w której działalność będzie świadczona podmiotom nieinstytucjonalnym oraz nie będzie wymagała dużych i opodatkowanych VAT-em regularnych inwestycji (np. w materiały, czy środki trwałe).
Obowiązek stania się podatnikiem VAT następuje w przypadku przekroczenia progu 200 tysięcy (w 2026 r. będzie to 240 tysięcy) złotych rocznych przychodów (liczonych bez kwoty podatku VAT) – do tej kwoty jest się zwolnionym z takiego obowiązku. Dobrowolną rezygnację należy złożyć wypełniając w Urzędzie Skarbowym druk VAT-R (wzór wypełnienia).
Wpłacanie VAT-u do Urzędu
Podatek wpłaca się do Urzędu Skarbowego do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczanym. Służy do tego specjalny numer konta, który jest inny dla każdego podatnika. Aby poznać swoje konto do wpłacania podatków, należy odwiedzić generator mikrorachunku podatkowego i podać w nim swój numer NIP. Na ten numer konta wpłacamy każdy podatek – nie tylko VAT, ale także dochodowy.
Po roku od rejestracji jako czynny płatnik VAT powstaje również możliwość rozliczania VAT-u kwartalnie. Wówczas termin wpłaty podatku na konto Urzędu Skarbowego mija 25. dnia miesiąca następującego po zakończeniu rozliczanego kwartału (np. za pierwszy kwartał – 25 kwietnia).
W Urzędzie Skarbowym bardzo ważne jest trzymanie się terminów – za nawet jeden dzień spóźnienia można otrzymać kilkaset złotych mandatu! Pamiętaj, że w razie kilkudniowego opóźnienia w płatności podatku lub złożeniu deklaracji warto skorzystać z czynnego żalu.
Obowiązki Vatowca (ewidencje i deklaracje)
Każdy Vatowiec prowadzi Ewidencję sprzedaży i zakupów VAT. To na jej podstawie oblicza się kwotę podatku, jaką należy przekazać Urzędowi Skarbowemu (od kwoty VAT-u jaką otrzymaliśmy od klientów, odejmujemy VAT zapłacony innym firmom).
Przy okazji miesięcznego rozliczania podatku (do 25. dnia miesiąca) wysyła się deklarację JPK_V7. W przypadku rozliczeń miesięcznych jest to JPK_V7M, a dla kwartalnych jest to analogiczna deklaracja JPK_V7K. Są to pliki zawierające informacje o wszystkich wystawionych przez firmę fakturach. Oba dokumenty mają postać elektroniczną i wędrują do Ministerstwa Finansów przez Internet.
Wspomnianą Ewidencję, deklaracje JPK najwygodniej jest tworzyć za pomocą księgowości internetowej. Ta, z której samemu korzystam – czyli Firmino – generuje je automatycznie i pozwala na wysłanie za pomocą kilku kliknięć. Nie wymaga przy tym posiadania podpisu elektronicznego.
Split payment
Mechanizm płatności podzielonej to sposób opłacania faktur kosztowych, czyli za dostawę materiałów lub za usługi, np. abonament telefoniczny. Gdy wykonujemy płatność podzieloną, to w formularzu przelewu wskazujemy dwie kwoty: brutto oraz podatek VAT. Wówczas kwota podatku trafia na osobne podkonto, które jest prowadzone przez bank do każdego konta firmowego. Przedsiębiorca, który z kolei otrzyma taką płatność, może ze środków zgromadzonych na podkoncie VAT korzystać na dwa sposoby: przy swoich przelewach kosztowych oraz do wpłacenia podatku do Urzędu Skarbowego. Więcej o split payment czytaj tutaj.
VAT w Unii Europejskiej
Osobnym zagadnieniem jest VAT w Unii Europejskiej – rozliczany przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Większości drobnych, polskich przedsiębiorców on jednak nie dotyczy.
