Jak wybrać platformę księgowości online dla twojej małej firmy?

·

Przeniesienie księgowości do chmury otwiera przed przedsiębiorcami nowe możliwości – oszczędność czasu, dostęp do danych z każdego urządzenia i automatyzację wielu żmudnych zadań. Jednak wybór odpowiedniej platformy księgowości online może przyprawić o zawrót głowy.

phone, technology, mobile, internet, touchscreen, wireless, gadget, pin, man, hand, communication, smartphone, screen, digital, connection, modern, online, display, telephone, social media, touch, phone, phone, mobile, internet, smartphone, online, online, social media, social media, social media, social media, social media

Koniec z przepisywaniem faktur? moc optycznego rozpoznawania znaków (OCR)

Jednym z największych usprawnień, jakie oferują nowoczesne platformy księgowe, jest technologia OCR. Pozwala ona na automatyczne odczytywanie danych z faktur kosztowych, paragonów i innych dokumentów – wystarczy skan lub zdjęcie. Zamiast ręcznie wprowadzać każdą pozycję, system sam „przeczyta” kluczowe informacje, takie jak dane kontrahenta, numery faktur, daty i kwoty. To ogromna oszczędność czasu i redukcja ryzyka błędów.

  • Jak to działa w praktyce? Różne platformy implementują OCR na różne sposoby. Niektóre oferują nielimitowane skanowanie w ramach pakietu (np. wFirma), inne limitują liczbę darmowych odczytów (np. inFakt, Fakturownia) lub wymagają dokupienia dodatkowych pakietów (np. FakturaXL, Systim). Warto zwrócić uwagę na obsługiwane typy dokumentów (większość skupia się na fakturach kosztowych w języku polskim, ale niektóre radzą sobie też z paragonami czy fakturami zagranicznymi – np. Comarch ERP XT, FakturaXL) oraz formaty plików (najczęściej PDF, JPG, PNG).
  • Na co zwrócić uwagę? Samo posiadanie funkcji OCR to nie wszystko. Kluczowa jest dokładność odczytu (często wspomagana przez sztuczną inteligencję), łatwość weryfikacji i ewentualnej korekty danych oraz dostępność mobilnej aplikacji do skanowania (nie wszystkie platformy ją oferują). Jeśli przetwarzasz dużo faktur, nielimitowany OCR może być dla ciebie priorytetem. Jeśli masz do czynienia z różnymi typami dokumentów, poszukaj platformy z szerszym zakresem obsługi.

Połącz konto firmowe z księgowością – wygoda integracji bankowej

Kolejnym krokiem w stronę automatyzacji jest integracja platformy księgowej z twoim kontem firmowym. Dzięki temu system może automatycznie pobierać historię transakcji i parować je z wystawionymi fakturami czy zaksięgowanymi kosztami. To nie tylko oszczędza czas, ale także zapewnia bieżący wgląd w finanse firmy i ułatwia rozliczanie płatności.

  • API czy import plików? Nowoczesne platformy coraz częściej oferują integrację poprzez API (interfejs programowania aplikacji), co zapewnia automatyczny i bezpieczny przepływ danych (zgodnie z dyrektywą PSD2). Starszym rozwiązaniem jest import wyciągów bankowych z plików (np. CSV, MT940). Integracja API jest zdecydowanie wygodniejsza i oferuje więcej możliwości, np. automatyczne oznaczanie opłaconych faktur czy nawet inicjowanie przelewów z poziomu systemu księgowego (np. inFakt, Comarch ERP XT).
  • Czy twój bank jest obsługiwany? Przed wyborem platformy koniecznie sprawdź, czy oferuje ona integrację API z twoim bankiem (nie wszystkie platformy współpracują ze wszystkimi bankami). Niektóre platformy korzystają z zewnętrznych dostawców (np. wFirma – TryPay, Fakturownia – Kontomatik, 360 Księgowość – Nordigen), co może zwiększać liczbę obsługiwanych banków. Zwróć też uwagę na częstotliwość odnawiania zgody na dostęp do danych bankowych (zazwyczaj co 3-6 miesięcy ze względów bezpieczeństwa).

Fakturuj regularnie bez wysiłku – automatyzacja faktur cyklicznych

Jeśli twoja firma świadczy usługi w modelu abonamentowym lub regularnie wystawia faktury dla stałych klientów, funkcja fakturowania cyklicznego może okazać się nieoceniona. Pozwala ona na zdefiniowanie szablonu faktury i automatyczne generowanie oraz często również wysyłanie jej w ustalonych odstępach czasu (np. co miesiąc).

  • Jak to skonfigurować? Większość platform oferuje opcję tworzenia cykli fakturowania, gdzie określasz klienta, usługę, cenę, częstotliwość, daty rozpoczęcia i zakończenia. Niektóre systemy pozwalają na używanie zmiennych dynamicznych w opisie (np. aktualny miesiąc), co ułatwia personalizację faktur.
  • Automatyczna wysyłka i monitorowanie płatności? Najbardziej zaawansowane platformy nie tylko generują faktury, ale także automatycznie wysyłają je e-mailem do klientów (np. inFakt, Comarch ERP XT, Fakturownia) i monitorują status płatności (szczególnie te z dobrą integracją bankową lub systemami płatności online). Pełna automatyzacja to ogromna oszczędność czasu i pewność terminowego fakturowania.
Księgowość online – dla kogo, jak działa, ranking

JPK bez tajemnic – sprawne generowanie i wysyłka jednolitego pliku kontrolnego

Dla czynnych podatników vat w Polsce kluczowa jest obsługa Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_V7M lub JPK_V7K). Wszystkie liczące się platformy muszą umożliwiać generowanie i wysyłkę tego pliku do Ministerstwa Finansów. Warto jednak zwrócić uwagę na łatwość tego procesu, możliwość generowania korekt oraz obsługę innych struktur JPK (np. JPK_FA, JPK_MAG), które mogą być wymagane podczas kontroli. Większość platform oferuje bezpośrednią wysyłkę JPK z systemu.

Magazyn pod kontrolą – funkcjonalności modułu magazynowego

Dla firm handlowych i produkcyjnych istotny jest moduł magazynowy, który pozwala na ewidencję towarów, obsługę dokumentów magazynowych (PZ, WZ) oraz monitorowanie stanów. Bardziej zaawansowane moduły oferują obsługę wielu magazynów, różne metody wyceny rozchodu (FIFO, LIFO), kody kreskowe, a nawet funkcje związane z produkcją i kompletacją.

Finanse na wyciągnięcie ręki – raportowanie i dostęp mobilny

Dostęp do aktualnych raportów finansowych (KPiR, ewidencja przychodów, a dla pełnej księgowości także bilans i rachunek zysków i strat) jest niezbędny do monitorowania kondycji firmy. Warto sprawdzić, czy platforma oferuje przejrzyste standardowe raporty oraz ewentualnie dodatkowe analizy i możliwość eksportu danych. Dostęp mobilny (przez aplikację mobilną lub responsywną stronę internetową) pozwala na zarządzanie firmą z dowolnego miejsca. Aplikacje mobilne często oferują skanowanie faktur, wystawianie dokumentów i podgląd finansów.

Integracje – połącz swój świat biznesowy

Sprawna platforma księgowa powinna integrować się z innymi narzędziami, których używasz w swojej firmie, np. z platformami e-commerce (Allegro, Shoper), systemami płatności online czy systemami CRM. Dostępność API daje dodatkowe możliwości tworzenia własnych integracji.

Wsparcie, które nie zawodzi – obsługa klienta i materiały pomocnicze

W razie problemów kluczowa jest jakość obsługi klienta. Sprawdź dostępne kanały kontaktu (telefon, e-mail, czat), godziny pracy wsparcia oraz opinie innych użytkowników na temat szybkości i skuteczności pomocy. Dostęp do bazy wiedzy, tutoriali i webinarów również jest bardzo pomocny. Niektóre platformy oferują dodatkowe wsparcie merytoryczne księgowych.

Cena ma znaczenie – modele cenowe i darmowe opcje

Ostatnim, ale nie mniej ważnym czynnikiem jest koszt platformy. Zwróć uwagę na strukturę pakietów, dostępne limity (np. liczba faktur, użytkowników, odczytów OCR), koszty dodatkowe oraz dostępność darmowych planów lub okresów próbnych, które pozwalają na przetestowanie systemu przed podjęciem decyzji.

Podsumowanie – wybierz mądrze i rozwijaj swój biznes!

Wybór idealnej platformy księgowości online to inwestycja w sprawność i efektywność twojej małej firmy. Zastanów się, które funkcje są dla ciebie kluczowe, przetestuj dostępne opcje i wybierz rozwiązanie, które najlepiej odpowiada twoim potrzebom i budżetowi. Pamiętaj, że dobrze dobrana platforma może znacząco ułatwić ci prowadzenie działalności i pozwolić skupić się na rozwoju twojego biznesu!

Podziel się artykułem:

Podobne treści:

Firma bez księgowego?

Wypróbuj księgowość on-line Firmino

Używamy plików cookie do personalizowania treści i reklam, udostępniania funkcji mediów społecznościowych i analizowania naszego ruchu. Udostępniamy również informacje o korzystaniu z naszej witryny naszym partnerom w zakresie mediów społecznościowych, reklam i analiz. View more
Cookies settings
Akceptuję
Polityka prywatności
Privacy & Cookies policy
Cookies list
Cookie nameActive

1. Informacje ogólne

  1. Niniejsza polityka dotyczy Serwisu www, funkcjonującego pod adresem url: https://www.mala-firma.pl
  2. Operatorem serwisu oraz Administratorem danych osobowych jest: Pan Wydawca sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (80-855), przy ul. Wały Piastowskie 1/1508, NIP 5833359472, KRS 0000791050.
  3. Adres kontaktowy poczty elektronicznej operatora: redakcja@mala-firma.pl
  4. Operator jest Administratorem Twoich danych osobowych w odniesieniu do danych podanych dobrowolnie w Serwisie.
  5. Serwis wykorzystuje dane osobowe w następujących celach:
    • Prowadzenie newslettera
    • Prowadzenie systemu komentarzy
  6. Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniu w następujący sposób:
    1. Poprzez dobrowolnie wprowadzone w formularzach dane, które zostają wprowadzone do systemów Operatora.
    2. Poprzez zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookie (tzw. „ciasteczka”).

2. Wybrane metody ochrony danych stosowane przez Operatora

  1. Miejsca logowania i wprowadzania danych osobowych są chronione w warstwie transmisji (certyfikat SSL). Dzięki temu dane osobowe i dane logowania, wprowadzone na stronie, zostają zaszyfrowane w komputerze użytkownika i mogą być odczytane jedynie na docelowym serwerze.
  2. Hasła użytkowników są przechowywane w postaci hashowanej. Funkcja hashująca działa jednokierunkowo - nie jest możliwe odwrócenie jej działania, co stanowi obecnie współczesny standard w zakresie przechowywania haseł użytkowników.
  3. Operator okresowo zmienia swoje hasła administracyjne.
  4. W celu ochrony danych Operator regularnie wykonuje kopie bezpieczeństwa.
  5. Istotnym elementem ochrony danych jest regularna aktualizacja wszelkiego oprogramowania, wykorzystywanego przez Operatora do przetwarzania danych osobowych, co w szczególności oznacza regularne aktualizacje komponentów programistycznych.

3. Hosting

  1. Serwis jest hostowany (technicznie utrzymywany) na serwera operatora: dhosting.pl

4. Twoje prawa i dodatkowe informacje o sposobie wykorzystania danych

  1. W niektórych sytuacjach Administrator ma prawo przekazywać Twoje dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do wykonania zawartej z Tobą umowy lub do zrealizowania obowiązków ciążących na Administratorze. Dotyczy to takich grup odbiorców:
    • firma hostingowa na zasadzie powierzenia
    • upoważnieni pracownicy i współpracownicy, którzy korzystają z danych w celu realizacji celu działania strony
    • firmy, świadczące usługi marketingu na rzecz Administratora
  2. Twoje dane osobowe przetwarzane przez Administratora nie dłużej, niż jest to konieczne do wykonania związanych z nimi czynności określonych osobnymi przepisami (np. o prowadzeniu rachunkowości). W odniesieniu do danych marketingowych dane nie będą przetwarzane dłużej niż przez 3 lata.
  3. Przysługuje Ci prawo żądania od Administratora:
    • dostępu do danych osobowych Ciebie dotyczących,
    • ich sprostowania,
    • usunięcia,
    • ograniczenia przetwarzania,
    • oraz przenoszenia danych.
  4. Przysługuje Ci prawo do złożenia sprzeciwu w zakresie przetwarzania wskazanego w pkt 3.3 c) wobec przetwarzania danych osobowych w celu wykonania prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w tym profilowania, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Ciebie interesów, praw i wolności, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  5. Na działania Administratora przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
  6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi Serwisu.
  7. W stosunku do Ciebie mogą być podejmowane czynności polegające na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu w celu świadczenia usług w ramach zawartej umowy oraz w celu prowadzenia przez Administratora marketingu bezpośredniego.
  8. Dane osobowe są przekazywane od krajów trzecich w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Oznacza to, że przesyłamy je poza teren Unii Europejskiej.

5. Informacje w formularzach

  1. Serwis zbiera informacje podane dobrowolnie przez użytkownika, w tym dane osobowe, o ile zostaną one podane.
  2. Serwis może zapisać informacje o parametrach połączenia (oznaczenie czasu, adres IP).
  3. Serwis, w niektórych wypadkach, może zapisać informację ułatwiającą powiązanie danych w formularzu z adresem e-mail użytkownika wypełniającego formularz. W takim wypadku adres e-mail użytkownika pojawia się wewnątrz adresu url strony zawierającej formularz.
  4. Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza, np. w celu dokonania procesu obsługi zgłoszenia serwisowego lub kontaktu handlowego, rejestracji usług itp. Każdorazowo kontekst i opis formularza w czytelny sposób informuje, do czego on służy.

6. Logi Administratora

  1. Informacje zachowaniu użytkowników w serwisie mogą podlegać logowaniu. Dane te są wykorzystywane w celu administrowania serwisem.

7. Istotne techniki marketingowe

  1. Operator stosuje analizę statystyczną ruchu na stronie, poprzez Google Analytics (Google Inc. z siedzibą w USA). Operator nie przekazuje do operatora tej usługi danych osobowych, a jedynie zanonimizowane informacje. Usługa bazuje na wykorzystaniu ciasteczek w urządzeniu końcowym użytkownika. W zakresie informacji o preferencjach użytkownika gromadzonych przez sieć reklamową Google użytkownik może przeglądać i edytować informacje wynikające z plików cookies przy pomocy narzędzia: https://www.google.com/ads/preferences/
  2. Operator stosuje techniki remarketingowe, pozwalające na dopasowanie przekazów reklamowych do zachowania użytkownika na stronie, co może dawać złudzenie, że dane osobowe użytkownika są wykorzystywane do jego śledzenia, jednak w praktyce nie dochodzi do przekazania żadnych danych osobowych od Operatora do operatorom reklam. Technologicznym warunkiem takich działań jest włączona obsługa plików cookie.
  3. Operator stosuje korzysta z piksela Facebooka. Ta technologia powoduje, że serwis Facebook (Facebook Inc. z siedzibą w USA) wie, że dana osoba w nim zarejestrowana korzysta z Serwisu. Bazuje w tym wypadku na danych, wobec których sam jest administratorem, Operator nie przekazuje od siebie żadnych dodatkowych danych osobowych serwisowi Facebook. Usługa bazuje na wykorzystaniu ciasteczek w urządzeniu końcowym użytkownika.
  4. Operator stosuje rozwiązanie badające zachowanie użytkowników poprzez tworzenie map ciepła oraz nagrywanie zachowania na stronie. Te informacje są anonimizowane zanim zostaną przesłane do operatora usługi tak, że nie wie on jakiej osoby fizycznej one dotyczą. W szczególności nagrywaniu nie podlegają wpisywane hasła oraz inne dane osobowe.
  5. Operator stosuje rozwiązanie automatyzujące działanie Serwisu w odniesieniu do użytkowników, np. mogące przesłać maila do użytkownika po odwiedzeniu konkretnej podstrony, o ile wyraził on zgodę na otrzymywanie korespondencji handlowej od Operatora.

8. Newsletter

  1. W przypadku dokonania zapisu na newsletter Twój adres e-mail oraz imię używane są wyłącznie w celu adresowania do Ciebie korespondencji elektronicznej.
  2. Twoje dane są bezpieczne - Operator nie przekazuje ich innym firmom. Są jednak przetwarzane przez Freshmail Sp. z o.o. na podstawie osobnej umowy.
  3. W sprawie przetwarzania danych osobowych można kontaktować sie z Operatorem pod adresem e-mail: redakcja@mala-firma.pl.
  4. Okres przechowywania Twoich danych jest nieokreślony, ale w każdej chwili możesz się wypisać z newslettera.
  5. Pamiętaj, że masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Na Twoje życzenie Twoje dane mogą również zostać przeniesione do innego podmiotu.
  6. Możesz także wnieść skargę do GIODO, jeśli uznasz, że zasłużyłem ;).
  7. Wiedz też, że w związku z wysyłką newslettera nie występuje profilowanie na podstawie Twoich danych osobowych.

9. Podziękowania

Twoje zaufanie jest dla mnie bezcenne. Dziękuję za korzystanie ze strony Mala-Firma.pl oraz za subskrypcję newslettera.

Polityka cookies

1. Informacja o plikach cookies

  1. Serwis korzysta z plików cookies.
  2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
  3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu.
  4. Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:
    1. utrzymanie sesji użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła;
    2. realizacji celów określonych powyżej w części "Istotne techniki marketingowe";
  5. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
  6. Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.
  7. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
  8. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu wykorzystywane mogą być również przez współpracujące z operatorem Serwisu podmioty, w szczególności dotyczy to firm: Google (Google Inc. z siedzibą w USA), Facebook (Facebook Inc. z siedzibą w USA), Twitter (Twitter Inc. z siedzibą w USA).

2. Zarządzanie plikami cookies – jak w praktyce wyrażać i cofać zgodę?

  1. Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Zastrzegamy, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach może uniemożliwić korzystanie ze stron www
  2. W celu zarządzania ustawienia cookies wybierz z listy poniżej przeglądarkę internetową, której używasz i postępuj zgodnie z instrukcjami:Urządzenia mobilne:
Save settings
Cookies settings