Firma w trybie on-line

Moim celem było uniezależnienie się od komputera firmowego, czyli taka organizacja firmy, abym mógł przystąpić do pracy w każdym momencie i przy każdym komputerze podłączonym do Internetu – zarówno w biurze, w domu, w szkole, czy nawet kawiarence internetowej. Okazało się to nie tylko możliwe, ale i banalnie proste.

telepraca, technologia, laptop

Do rozwiązania miałem kilka kwestii, które opisuję poniżej. W większości z nich przydatne okazały się aplikacje Google, lecz zapewne również im można by odnaleźć inne odpowiedniki, tylko po co szukać, skoro te działają bardzo dobrze?

Ponadto muszę podkreślić, że taka organizacja pracy jest bardzo bezpieczna. Nie istnieje już niebezpieczeństwo utraty danych z powodu awarii komputera. Wszystko znajduje się na różnych serwerach, które są archiwizowane przez ich administratorów, zaś dodatkową archiwizację można prowadzić samemu – np. zgrywając wszystko na własny dysk i/lub nośniki danych raz na jakiś czas. Pamiętaj tylko przy tej okazji o ochronie danych osobowych swoich klientów (więcej na ten temat w poradniku nt. RODO).

Problemem okazuje się jedynie duża liczba haseł dostępu do zapamiętania. Odradzam używania wszędzie tego samego hasła, bowiem uzyskanie go przez niewłaściwą osobę z jednego źródła sprawi, że posiądzie ona dostęp do całej reszty.

Księgowość

Oczywiście księgowość internetowa. Jednym z najbardziej wygodnych serwisów tego typu jest Szybka Faktura. Zagadnieniu temu poświęcam więcej uwagi w tym dziale, więc tutaj pominę dokładny opis. Najistotniejsze jest to, że księgowość internetowa dostępna jest 24 godziny na dobę i nie wymaga żadnej instalacji na komputerze użytkownika, a taki właśnie był mój cel. Niektóre serwisy księgowe oferują ponadto możliwość wysyłania w naszym imieniu deklaracji do Urzędu Skarbowego drogą elektroniczną, co również jest bardzo praktyczne.

Fakturowanie

Wiele aplikacji internetowych umożliwia wystawianie faktur. Należy do nich przede wszystkim księgowość online, ale również chociażby polecany przeze mnie sklep VirtueMart daje taką możliwość.

Sprzedaż

Sklep internetowy VirtueMart rozwiązuje kwestię sprzedaży wysyłkowej. W wielu przypadkach opłaca się wystawianie aukcji na Allegro lub obecność w tzw. porównywarkach cen (np. ceneo.pl, nokaut.pl, radar.pl). Zresztą kwestia sprzedaży internetowej to temat na odrębny artykuł. Co do sprzedaży tradycyjnej – dostępne on-line rozwiązania również ją umożliwiają, zaś w razie niespodziewanego odcięcia od Sieci można posiadać w sklepie na wszelki wypadek kilka niezbędnych druczków (np. faktur).

Magazyn

W tym przypadku również świetnie spisuje się komponent sklepu internetowego VirtueMart. Jeśli zaś nie chce się go instalować, to można również posłużyć się odpowiednio zaprojektowanym arkuszem kalkulacyjnym. Gotowe arkusze można odnaleźć przeszukując szablony Google Documents, o których poniżej.

Dokumenty

Rewolucyjna w tej dziedzinie jest aplikacja Google Docs dostępna pod adresem docs.google.com lub poprzez konto Gmail. Pozwala ona przechowywać i edytować w trybie on-line dokumenty tekstowe, prezentacje i arkusze kalkulacyjne. Istnieje ponadto możliwość dzielenia plików, udostępniania innym użytkownikom, czy wspólnej pracy kilku osób na jednym pliku.

Korespondencja elektroniczna

Rozwiązaniem jest Gmail. Nie oznacza to, że musimy podawać wszędzie adres w postaci nazwa@gmail.com. Gmail jest bowiem całkiem zaawansowanym programem, który radzi sobie z odbieraniem poczty nawet z kilku skrzynek firmowych (np. z firmowego serwera) – również wysyła korespondencję za ich pośrednictwem. Proponuje poza tym praktyczne opcje porządkowania listów. Jest przejrzysty. Nie wyświetla reklam graficznych. Działa szybko i sprawnie.

Korespondencja tradycyjna

Bardzo popularne stają się ostatnio tzw. „wirtualne biura”, które nie tylko mogą udostępnić nam swój adres do rejestracji firmy, lecz również za relatywnie niską opłatą (kilkadziesiąt złotych) zobowiązać się do przyjmowania korespondencji listownej oraz skanowania jej i przesyłania na wskazany adres e-mail.

Terminarz

Tutaj również na pomoc przychodzi Google ze swoją aplikacją o nazwie Kalendarz. Jest ona dostępna pod adresem www.google.com/calendar/ lub poprzez Gmail wraz z którym skutecznie zastępuje oprogramowanie w rodzaju Outlook.

Bank

Bankowość internetowa to już właściwie standard. Niemal każdy bank oferuje swoim klientom możliwość zlecania przelewów poprzez stronę internetową. Towarzyszą temu różne zabezpieczenia, z czego polecam opcję wysyłania kodów autoryzacyjnych poprzez SMS na telefon właściciela konta, bowiem niemal każdy nosi go zawsze przy sobie. Zestawienie ofert banków przygotowałem na odrębnej stronie.

Tym sposobem moja firma stała się absolutnie mobilna. Ograniczeniem jest możliwość nagłego odcięcia od Internetu, lecz zawsze można się ratować w jakiś sposób, a najlepszym zabezpieczeniem jest Internet również mobilny z sieci komórkowych.

Podziel się artykułem:

Firma bez księgowego?

Wypróbuj księgowość on-line Firmino

Używamy plików cookie do personalizowania treści i reklam, udostępniania funkcji mediów społecznościowych i analizowania naszego ruchu. Udostępniamy również informacje o korzystaniu z naszej witryny naszym partnerom w zakresie mediów społecznościowych, reklam i analiz. View more
Cookies settings
Akceptuję
Polityka prywatności
Privacy & Cookies policy
Cookie nameActive

1. Informacje ogólne

  1. Niniejsza polityka dotyczy Serwisu www, funkcjonującego pod adresem url: https://www.mala-firma.pl
  2. Operatorem serwisu oraz Administratorem danych osobowych jest: Pan Wydawca sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (80-855), przy ul. Wały Piastowskie 1/1508, NIP 5833359472, KRS 0000791050.
  3. Adres kontaktowy poczty elektronicznej operatora: redakcja@mala-firma.pl
  4. Operator jest Administratorem Twoich danych osobowych w odniesieniu do danych podanych dobrowolnie w Serwisie.
  5. Serwis wykorzystuje dane osobowe w następujących celach:
    • Prowadzenie newslettera
    • Prowadzenie systemu komentarzy
  6. Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniu w następujący sposób:
    1. Poprzez dobrowolnie wprowadzone w formularzach dane, które zostają wprowadzone do systemów Operatora.
    2. Poprzez zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookie (tzw. „ciasteczka”).

2. Wybrane metody ochrony danych stosowane przez Operatora

  1. Miejsca logowania i wprowadzania danych osobowych są chronione w warstwie transmisji (certyfikat SSL). Dzięki temu dane osobowe i dane logowania, wprowadzone na stronie, zostają zaszyfrowane w komputerze użytkownika i mogą być odczytane jedynie na docelowym serwerze.
  2. Hasła użytkowników są przechowywane w postaci hashowanej. Funkcja hashująca działa jednokierunkowo - nie jest możliwe odwrócenie jej działania, co stanowi obecnie współczesny standard w zakresie przechowywania haseł użytkowników.
  3. Operator okresowo zmienia swoje hasła administracyjne.
  4. W celu ochrony danych Operator regularnie wykonuje kopie bezpieczeństwa.
  5. Istotnym elementem ochrony danych jest regularna aktualizacja wszelkiego oprogramowania, wykorzystywanego przez Operatora do przetwarzania danych osobowych, co w szczególności oznacza regularne aktualizacje komponentów programistycznych.

3. Hosting

  1. Serwis jest hostowany (technicznie utrzymywany) na serwera operatora: dhosting.pl

4. Twoje prawa i dodatkowe informacje o sposobie wykorzystania danych

  1. W niektórych sytuacjach Administrator ma prawo przekazywać Twoje dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do wykonania zawartej z Tobą umowy lub do zrealizowania obowiązków ciążących na Administratorze. Dotyczy to takich grup odbiorców:
    • firma hostingowa na zasadzie powierzenia
    • upoważnieni pracownicy i współpracownicy, którzy korzystają z danych w celu realizacji celu działania strony
    • firmy, świadczące usługi marketingu na rzecz Administratora
  2. Twoje dane osobowe przetwarzane przez Administratora nie dłużej, niż jest to konieczne do wykonania związanych z nimi czynności określonych osobnymi przepisami (np. o prowadzeniu rachunkowości). W odniesieniu do danych marketingowych dane nie będą przetwarzane dłużej niż przez 3 lata.
  3. Przysługuje Ci prawo żądania od Administratora:
    • dostępu do danych osobowych Ciebie dotyczących,
    • ich sprostowania,
    • usunięcia,
    • ograniczenia przetwarzania,
    • oraz przenoszenia danych.
  4. Przysługuje Ci prawo do złożenia sprzeciwu w zakresie przetwarzania wskazanego w pkt 3.3 c) wobec przetwarzania danych osobowych w celu wykonania prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w tym profilowania, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Ciebie interesów, praw i wolności, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  5. Na działania Administratora przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
  6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi Serwisu.
  7. W stosunku do Ciebie mogą być podejmowane czynności polegające na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu w celu świadczenia usług w ramach zawartej umowy oraz w celu prowadzenia przez Administratora marketingu bezpośredniego.
  8. Dane osobowe są przekazywane od krajów trzecich w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Oznacza to, że przesyłamy je poza teren Unii Europejskiej.

5. Informacje w formularzach

  1. Serwis zbiera informacje podane dobrowolnie przez użytkownika, w tym dane osobowe, o ile zostaną one podane.
  2. Serwis może zapisać informacje o parametrach połączenia (oznaczenie czasu, adres IP).
  3. Serwis, w niektórych wypadkach, może zapisać informację ułatwiającą powiązanie danych w formularzu z adresem e-mail użytkownika wypełniającego formularz. W takim wypadku adres e-mail użytkownika pojawia się wewnątrz adresu url strony zawierającej formularz.
  4. Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza, np. w celu dokonania procesu obsługi zgłoszenia serwisowego lub kontaktu handlowego, rejestracji usług itp. Każdorazowo kontekst i opis formularza w czytelny sposób informuje, do czego on służy.

6. Logi Administratora

  1. Informacje zachowaniu użytkowników w serwisie mogą podlegać logowaniu. Dane te są wykorzystywane w celu administrowania serwisem.

7. Istotne techniki marketingowe

  1. Operator stosuje analizę statystyczną ruchu na stronie, poprzez Google Analytics (Google Inc. z siedzibą w USA). Operator nie przekazuje do operatora tej usługi danych osobowych, a jedynie zanonimizowane informacje. Usługa bazuje na wykorzystaniu ciasteczek w urządzeniu końcowym użytkownika. W zakresie informacji o preferencjach użytkownika gromadzonych przez sieć reklamową Google użytkownik może przeglądać i edytować informacje wynikające z plików cookies przy pomocy narzędzia: https://www.google.com/ads/preferences/
  2. Operator stosuje techniki remarketingowe, pozwalające na dopasowanie przekazów reklamowych do zachowania użytkownika na stronie, co może dawać złudzenie, że dane osobowe użytkownika są wykorzystywane do jego śledzenia, jednak w praktyce nie dochodzi do przekazania żadnych danych osobowych od Operatora do operatorom reklam. Technologicznym warunkiem takich działań jest włączona obsługa plików cookie.
  3. Operator stosuje korzysta z piksela Facebooka. Ta technologia powoduje, że serwis Facebook (Facebook Inc. z siedzibą w USA) wie, że dana osoba w nim zarejestrowana korzysta z Serwisu. Bazuje w tym wypadku na danych, wobec których sam jest administratorem, Operator nie przekazuje od siebie żadnych dodatkowych danych osobowych serwisowi Facebook. Usługa bazuje na wykorzystaniu ciasteczek w urządzeniu końcowym użytkownika.
  4. Operator stosuje rozwiązanie badające zachowanie użytkowników poprzez tworzenie map ciepła oraz nagrywanie zachowania na stronie. Te informacje są anonimizowane zanim zostaną przesłane do operatora usługi tak, że nie wie on jakiej osoby fizycznej one dotyczą. W szczególności nagrywaniu nie podlegają wpisywane hasła oraz inne dane osobowe.
  5. Operator stosuje rozwiązanie automatyzujące działanie Serwisu w odniesieniu do użytkowników, np. mogące przesłać maila do użytkownika po odwiedzeniu konkretnej podstrony, o ile wyraził on zgodę na otrzymywanie korespondencji handlowej od Operatora.

8. Newsletter

  1. W przypadku dokonania zapisu na newsletter Twój adres e-mail oraz imię używane są wyłącznie w celu adresowania do Ciebie korespondencji elektronicznej.
  2. Twoje dane są bezpieczne - Operator nie przekazuje ich innym firmom. Są jednak przetwarzane przez Freshmail Sp. z o.o. na podstawie osobnej umowy.
  3. W sprawie przetwarzania danych osobowych można kontaktować sie z Operatorem pod adresem e-mail: redakcja@mala-firma.pl.
  4. Okres przechowywania Twoich danych jest nieokreślony, ale w każdej chwili możesz się wypisać z newslettera.
  5. Pamiętaj, że masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Na Twoje życzenie Twoje dane mogą również zostać przeniesione do innego podmiotu.
  6. Możesz także wnieść skargę do GIODO, jeśli uznasz, że zasłużyłem ;).
  7. Wiedz też, że w związku z wysyłką newslettera nie występuje profilowanie na podstawie Twoich danych osobowych.

9. Podziękowania

Twoje zaufanie jest dla mnie bezcenne. Dziękuję za korzystanie ze strony Mala-Firma.pl oraz za subskrypcję newslettera.


Polityka cookies

1. Informacja o plikach cookies

  1. Serwis korzysta z plików cookies.
  2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
  3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu.
  4. Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:
    1. utrzymanie sesji użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła;
    2. realizacji celów określonych powyżej w części "Istotne techniki marketingowe";
  5. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
  6. Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.
  7. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
  8. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu wykorzystywane mogą być również przez współpracujące z operatorem Serwisu podmioty, w szczególności dotyczy to firm: Google (Google Inc. z siedzibą w USA), Facebook (Facebook Inc. z siedzibą w USA), Twitter (Twitter Inc. z siedzibą w USA).

2. Zarządzanie plikami cookies – jak w praktyce wyrażać i cofać zgodę?

  1. Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Zastrzegamy, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach może uniemożliwić korzystanie ze stron www
  2. W celu zarządzania ustawienia cookies wybierz z listy poniżej przeglądarkę internetową, której używasz i postępuj zgodnie z instrukcjami:Urządzenia mobilne:
Save settings
Cookies settings