Czas pracy: jak uniknąć błędów i rozliczać bez problemów?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, a jednym z kluczowych jest prawidłowe rozliczanie czasu pracy zatrudnianych osób. Zapewnienie zgodności z przepisami prawa pracy nie tylko chroni Cię przed potencjalnymi roszczeniami pracowników i kontrolami, ale także pozwala na sprawne zarządzanie zespołem. Zastanawiasz się, jak prawidłowo ustalić normy, rozliczać nadgodziny czy dyżury?

waiting, wristwatch, man, watch, appointment, time, urgent, businessman, fashion, casual, pants, shirt, male, guy, short sleeves, waiting, man, watch, watch, time, time, time, time, time

Norma czasu pracy a wymiar – co musisz wiedzieć?

Podstawą rozliczeń jest rozróżnienie między normą a wymiarem czasu pracy. Norma określa maksymalną dopuszczalną liczbę godzin pracy: 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu, w pięciodniowym tygodniu pracy. Z kolei wymiar to konkretna liczba godzin, jaką pracownik powinien przepracować w danym okresie rozliczeniowym, na przykład w danym miesiącu. Jak to obliczyć? To proste:

  • Zacznij od pomnożenia 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni w danym okresie.
  • Następnie dodaj iloczyn 8 godzin i liczby dni roboczych (od poniedziałku do piątku), które pozostały do końca okresu.
  • Pamiętaj, aby odjąć 8 godzin za każde święto przypadające w okresie rozliczeniowym, które nie jest niedzielą.

Przykład: Tak jak w raporcie, dla maja 2024 roku, przy założeniu dwóch świąt wypadających w dni robocze, wymiar czasu pracy wyniósł 160 godzin. Warto pamiętać, że standardowy okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 4 miesięcy, choć w pewnych sytuacjach może być wydłużony.

Nadgodziny pod lupą: kiedy są dozwolone i jak je rekompensować?

Praca w godzinach nadliczbowych, czyli ponad ustalone normy, powinna być wyjątkiem. Jest dopuszczalna tylko w dwóch sytuacjach: gdy konieczna jest akcja ratownicza (ochrona życia, zdrowia, mienia, środowiska) lub w przypadku szczególnych potrzeb Twojej firmy. Musisz jednak pamiętać o limitach:

  • Dobowy: Pracownik musi mieć co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, co oznacza maksymalnie 13 godzin pracy na dobę (łącznie z harmonogramem).
  • Tygodniowy: Łączny czas pracy (z nadgodzinami) nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym.
  • Roczny: Standardowo nie więcej niż 150 godzin nadliczbowych na pracownika, choć ten limit może być podwyższony w wewnętrznych regulacjach firmy, ale maksymalnie do 416 godzin.

Za nadgodziny pracownikowi przysługuje rekompensata w formie czasu wolnego (1:1 na wniosek pracownika, 1:1,5 z Twojej inicjatywy – udzielony do końca okresu rozliczeniowego) lub dodatku do wynagrodzenia:

  • 100% dodatku: Za pracę w nocy, w niedziele i święta (jeśli to nie są standardowe dni pracy pracownika), za dzień wolny udzielony za pracę w niedzielę lub święto oraz za przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy (jeśli nie zostało już zrekompensowane wyższym dodatkiem).
  • 50% dodatku: Za nadgodziny przypadające w zwykłe dni robocze.

Pamiętaj, że najpierw rekompensuje się nadgodziny dobowe, a dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego rozlicza się ewentualne przekroczenie normy tygodniowej.

Dyżur pracownika: kiedy się liczy i jak go zrekompensować?

Dyżur to czas, w którym pracownik jest gotowy do pracy poza swoimi normalnymi godzinami, w firmie lub innym wyznaczonym miejscu. Co ważne, jeśli pracownik w tym czasie nie wykonuje pracy, czas dyżuru nie jest wliczany do czasu pracy.

Za sam fakt pozostawania w gotowości (dyżur bez pracy) pracownikowi przysługuje czas wolny o długości dyżuru. Jeśli nie ma możliwości udzielenia czasu wolnego, wypłacasz wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika (stawka godzinowa lub miesięczna). Jeśli takiego składnika nie ma, należy się 60% wynagrodzenia.

Uwaga! Inaczej wygląda sytuacja z dyżurem domowym. Za taki dyżur rekompensata (czas wolny lub wynagrodzenie) przysługuje tylko wtedy, gdy pracownik faktycznie podjął pracę w jego trakcie. Czas dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Systemy czasu pracy: jaki będzie najlepszy dla Twojej firmy?

Kodeks pracy przewiduje różne systemy czasu pracy, które możesz dostosować do specyfiki Twojej działalności. Najpopularniejsze to:

  • Podstawowy: 8 godzin na dobę, 40 godzin tygodniowo.
  • Równoważny: Możliwość przedłużenia dobowego czasu pracy do 12 (a w niektórych przypadkach nawet do 24) godzin, rekompensowana krótszym czasem pracy w inne dni lub dniami wolnymi. Średnio 40 godzin tygodniowo.
  • Przerywany: Jedna przerwa w pracy do 5 godzin w ciągu doby (nie wliczana do czasu pracy, ale płatna w wysokości połowy wynagrodzenia za przestój).
  • Zadaniowy: Czas pracy określony zakresem zadań, po porozumieniu z pracownikiem. Stosowany, gdy trudno kontrolować czas pracy.
  • Weekendowy: Praca tylko w piątki, soboty, niedziele i święta, z możliwością wydłużenia do 12 godzin na dobę.
  • Skrócony tydzień pracy: Praca mniej niż 5 dni w tygodniu, z możliwością wydłużenia do 12 godzin na dobę.

Wybór i wprowadzenie konkretnego systemu czasu pracy powinno zostać uregulowane w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu.

Ewidencja czasu pracy: Twój niezbędny dokument

Pamiętaj, że jako pracodawca masz obowiązek prowadzić dokładną ewidencję czasu pracy każdego pracownika. To kluczowe dla prawidłowego naliczania wynagrodzeń i innych świadczeń, a także w przypadku kontroli. Ewidencja powinna zawierać m.in.: liczbę przepracowanych godzin, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę nadgodzin, dni wolne i powód ich udzielenia, zwolnienia od pracy, nieobecności oraz czas dyżurów. Możesz prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej, ale musi być rzetelna i dostępna dla pracownika na jego żądanie. Ewidencję przechowuj przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się zatrudnienie pracownika.

Wyjątki: Nie musisz ewidencjonować godzin pracy pracowników z zadaniowym systemem czasu pracy, zarządzających firmą oraz tych, którzy otrzymują ryczałt za nadgodziny lub pracę w nocy. W ich przypadku wystarczy ewidencja dni pracy i rodzajów nieobecności.

Praktyczne porady dla właściciela małej firmy

  • Planuj z wyprzedzeniem: Twórz harmonogramy pracy z uwzględnieniem norm i odpoczynków.
  • Monitoruj na bieżąco: Wprowadź system rejestracji czasu pracy.
  • Rozróżniaj nadgodziny: Pamiętaj o dobowych i tygodniowych.
  • Rekompensuj terminowo: Udzielaj czasu wolnego lub wypłacaj dodatki zgodnie z przepisami.
  • Prowadź dokładną ewidencję: To Twoja ochrona w razie sporów.
  • Zadbaj o dokumentację: Regulamin pracy powinien jasno określać zasady czasu pracy.
  • Szkol kadrę: Menedżerowie powinni znać przepisy.
  • Konsultuj wątpliwości: W razie niejasności, skorzystaj z porady specjalisty.

Prawidłowe zarządzanie czasem pracy to inwestycja w spokój Twojej firmy i dobre relacje z pracownikami. Świadomość przepisów i staranność w ich stosowaniu pozwoli Ci uniknąć wielu problemów.

Podziel się artykułem:

Firma bez księgowego?

Wypróbuj księgowość on-line Firmino

Używamy plików cookie do personalizowania treści i reklam, udostępniania funkcji mediów społecznościowych i analizowania naszego ruchu. Udostępniamy również informacje o korzystaniu z naszej witryny naszym partnerom w zakresie mediów społecznościowych, reklam i analiz. View more
Cookies settings
Akceptuję
Polityka prywatności
Privacy & Cookies policy
Cookie nameActive

1. Informacje ogólne

  1. Niniejsza polityka dotyczy Serwisu www, funkcjonującego pod adresem url: https://www.mala-firma.pl
  2. Operatorem serwisu oraz Administratorem danych osobowych jest: Pan Wydawca sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (80-855), przy ul. Wały Piastowskie 1/1508, NIP 5833359472, KRS 0000791050.
  3. Adres kontaktowy poczty elektronicznej operatora: redakcja@mala-firma.pl
  4. Operator jest Administratorem Twoich danych osobowych w odniesieniu do danych podanych dobrowolnie w Serwisie.
  5. Serwis wykorzystuje dane osobowe w następujących celach:
    • Prowadzenie newslettera
    • Prowadzenie systemu komentarzy
  6. Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniu w następujący sposób:
    1. Poprzez dobrowolnie wprowadzone w formularzach dane, które zostają wprowadzone do systemów Operatora.
    2. Poprzez zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookie (tzw. „ciasteczka”).

2. Wybrane metody ochrony danych stosowane przez Operatora

  1. Miejsca logowania i wprowadzania danych osobowych są chronione w warstwie transmisji (certyfikat SSL). Dzięki temu dane osobowe i dane logowania, wprowadzone na stronie, zostają zaszyfrowane w komputerze użytkownika i mogą być odczytane jedynie na docelowym serwerze.
  2. Hasła użytkowników są przechowywane w postaci hashowanej. Funkcja hashująca działa jednokierunkowo - nie jest możliwe odwrócenie jej działania, co stanowi obecnie współczesny standard w zakresie przechowywania haseł użytkowników.
  3. Operator okresowo zmienia swoje hasła administracyjne.
  4. W celu ochrony danych Operator regularnie wykonuje kopie bezpieczeństwa.
  5. Istotnym elementem ochrony danych jest regularna aktualizacja wszelkiego oprogramowania, wykorzystywanego przez Operatora do przetwarzania danych osobowych, co w szczególności oznacza regularne aktualizacje komponentów programistycznych.

3. Hosting

  1. Serwis jest hostowany (technicznie utrzymywany) na serwera operatora: dhosting.pl

4. Twoje prawa i dodatkowe informacje o sposobie wykorzystania danych

  1. W niektórych sytuacjach Administrator ma prawo przekazywać Twoje dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do wykonania zawartej z Tobą umowy lub do zrealizowania obowiązków ciążących na Administratorze. Dotyczy to takich grup odbiorców:
    • firma hostingowa na zasadzie powierzenia
    • upoważnieni pracownicy i współpracownicy, którzy korzystają z danych w celu realizacji celu działania strony
    • firmy, świadczące usługi marketingu na rzecz Administratora
  2. Twoje dane osobowe przetwarzane przez Administratora nie dłużej, niż jest to konieczne do wykonania związanych z nimi czynności określonych osobnymi przepisami (np. o prowadzeniu rachunkowości). W odniesieniu do danych marketingowych dane nie będą przetwarzane dłużej niż przez 3 lata.
  3. Przysługuje Ci prawo żądania od Administratora:
    • dostępu do danych osobowych Ciebie dotyczących,
    • ich sprostowania,
    • usunięcia,
    • ograniczenia przetwarzania,
    • oraz przenoszenia danych.
  4. Przysługuje Ci prawo do złożenia sprzeciwu w zakresie przetwarzania wskazanego w pkt 3.3 c) wobec przetwarzania danych osobowych w celu wykonania prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w tym profilowania, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Ciebie interesów, praw i wolności, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  5. Na działania Administratora przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
  6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi Serwisu.
  7. W stosunku do Ciebie mogą być podejmowane czynności polegające na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu w celu świadczenia usług w ramach zawartej umowy oraz w celu prowadzenia przez Administratora marketingu bezpośredniego.
  8. Dane osobowe są przekazywane od krajów trzecich w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Oznacza to, że przesyłamy je poza teren Unii Europejskiej.

5. Informacje w formularzach

  1. Serwis zbiera informacje podane dobrowolnie przez użytkownika, w tym dane osobowe, o ile zostaną one podane.
  2. Serwis może zapisać informacje o parametrach połączenia (oznaczenie czasu, adres IP).
  3. Serwis, w niektórych wypadkach, może zapisać informację ułatwiającą powiązanie danych w formularzu z adresem e-mail użytkownika wypełniającego formularz. W takim wypadku adres e-mail użytkownika pojawia się wewnątrz adresu url strony zawierającej formularz.
  4. Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza, np. w celu dokonania procesu obsługi zgłoszenia serwisowego lub kontaktu handlowego, rejestracji usług itp. Każdorazowo kontekst i opis formularza w czytelny sposób informuje, do czego on służy.

6. Logi Administratora

  1. Informacje zachowaniu użytkowników w serwisie mogą podlegać logowaniu. Dane te są wykorzystywane w celu administrowania serwisem.

7. Istotne techniki marketingowe

  1. Operator stosuje analizę statystyczną ruchu na stronie, poprzez Google Analytics (Google Inc. z siedzibą w USA). Operator nie przekazuje do operatora tej usługi danych osobowych, a jedynie zanonimizowane informacje. Usługa bazuje na wykorzystaniu ciasteczek w urządzeniu końcowym użytkownika. W zakresie informacji o preferencjach użytkownika gromadzonych przez sieć reklamową Google użytkownik może przeglądać i edytować informacje wynikające z plików cookies przy pomocy narzędzia: https://www.google.com/ads/preferences/
  2. Operator stosuje techniki remarketingowe, pozwalające na dopasowanie przekazów reklamowych do zachowania użytkownika na stronie, co może dawać złudzenie, że dane osobowe użytkownika są wykorzystywane do jego śledzenia, jednak w praktyce nie dochodzi do przekazania żadnych danych osobowych od Operatora do operatorom reklam. Technologicznym warunkiem takich działań jest włączona obsługa plików cookie.
  3. Operator stosuje korzysta z piksela Facebooka. Ta technologia powoduje, że serwis Facebook (Facebook Inc. z siedzibą w USA) wie, że dana osoba w nim zarejestrowana korzysta z Serwisu. Bazuje w tym wypadku na danych, wobec których sam jest administratorem, Operator nie przekazuje od siebie żadnych dodatkowych danych osobowych serwisowi Facebook. Usługa bazuje na wykorzystaniu ciasteczek w urządzeniu końcowym użytkownika.
  4. Operator stosuje rozwiązanie badające zachowanie użytkowników poprzez tworzenie map ciepła oraz nagrywanie zachowania na stronie. Te informacje są anonimizowane zanim zostaną przesłane do operatora usługi tak, że nie wie on jakiej osoby fizycznej one dotyczą. W szczególności nagrywaniu nie podlegają wpisywane hasła oraz inne dane osobowe.
  5. Operator stosuje rozwiązanie automatyzujące działanie Serwisu w odniesieniu do użytkowników, np. mogące przesłać maila do użytkownika po odwiedzeniu konkretnej podstrony, o ile wyraził on zgodę na otrzymywanie korespondencji handlowej od Operatora.

8. Newsletter

  1. W przypadku dokonania zapisu na newsletter Twój adres e-mail oraz imię używane są wyłącznie w celu adresowania do Ciebie korespondencji elektronicznej.
  2. Twoje dane są bezpieczne - Operator nie przekazuje ich innym firmom. Są jednak przetwarzane przez Freshmail Sp. z o.o. na podstawie osobnej umowy.
  3. W sprawie przetwarzania danych osobowych można kontaktować sie z Operatorem pod adresem e-mail: redakcja@mala-firma.pl.
  4. Okres przechowywania Twoich danych jest nieokreślony, ale w każdej chwili możesz się wypisać z newslettera.
  5. Pamiętaj, że masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Na Twoje życzenie Twoje dane mogą również zostać przeniesione do innego podmiotu.
  6. Możesz także wnieść skargę do GIODO, jeśli uznasz, że zasłużyłem ;).
  7. Wiedz też, że w związku z wysyłką newslettera nie występuje profilowanie na podstawie Twoich danych osobowych.

9. Podziękowania

Twoje zaufanie jest dla mnie bezcenne. Dziękuję za korzystanie ze strony Mala-Firma.pl oraz za subskrypcję newslettera.


Polityka cookies

1. Informacja o plikach cookies

  1. Serwis korzysta z plików cookies.
  2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
  3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu.
  4. Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:
    1. utrzymanie sesji użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła;
    2. realizacji celów określonych powyżej w części "Istotne techniki marketingowe";
  5. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
  6. Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.
  7. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
  8. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu wykorzystywane mogą być również przez współpracujące z operatorem Serwisu podmioty, w szczególności dotyczy to firm: Google (Google Inc. z siedzibą w USA), Facebook (Facebook Inc. z siedzibą w USA), Twitter (Twitter Inc. z siedzibą w USA).

2. Zarządzanie plikami cookies – jak w praktyce wyrażać i cofać zgodę?

  1. Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Zastrzegamy, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach może uniemożliwić korzystanie ze stron www
  2. W celu zarządzania ustawienia cookies wybierz z listy poniżej przeglądarkę internetową, której używasz i postępuj zgodnie z instrukcjami:Urządzenia mobilne:
Save settings
Cookies settings